だらだら残業をやめさせたい。。部下の生産性を高める方法《上司・部下のビジネス・マネジメントの悩みを解決！》 #ビジネス #会社 #仕事

本日のテーマは 今日は部下の生産性を高める方法についてお話いただきたいと思います この前マネージャーをやっている先輩と飲みに行ったときに聞いた話なんですけど 部下の子が毎日遅くまで残業している 最初は業務量が多いのかと思っていたけど どうも効率が悪いようで仕事感なかなか進んでいない 時間がかかっている割にはアウトプットが少なくて悩んでいるということを話していて 日焼さんならどうするかなと思ったので 今日はそれをテーマにお話ししていただきたいと思います はいありがとうございます 今ライフワークバランスとかいろいろと言われてますし 残業をあまりさせないようにとか 残業良くないよねっていうような時代になってきていると思います こういった悩みっていうのはいろいろと 管理職やリーダー職の方が悩んでいるというふうに思いますので 今日はそちらの話をさせていただければというふうに思います お願いします 過去ですね僕が持っていたチームでですね 若手が多かった時代がありまして ライフワークバランス気にするだろうと思って なるべく一旦は定時に終わるような 仕事量を分担して任せるということを始めてみました 自分の中で見つくろって余裕で定時で終わるだろうなと思っていたものが なんかメンバーの動きを見ると毎日残業してるよね しかも一人だけじゃなくてほぼみんな 残業してるよっていう時がありまして なんでだろうとじっくりうーんって言って観察をしてみたんですよ それどうだったんですか 観察してみたら大まかに3つ特徴がありました 1つ目がそもそも仕事の予定を立てていない なので何がどのくらいあって 今日が定時代に終わるのかどうか 定時代に終わる仕事量になっているのかどうかの 把握がそもそもできていないというのが 1つ目の特徴としてありました 2つ目が実際に30分くらいでできるだろうと思って 予定を組んでいた仕事が1時間半になったとしても 30分で終わった時と同じ状態で仕事を続けてしまう 3つ目はそうやって伸びてしまった状態があった時に 次の予定とかのスケジュールの再調整をしない なので30分で予定していた仕事が1時間半になりました 1時間ロスをしたのに再調整をしないので この1時間分が後ろ倒しされる なので自ずと残業になるというような状態になっていた この3つがあるメンバーが多くて 残業というのが状態化していたというのが過去ありました なるほど じゃあその部下の方にまずは予定を立ててもらって その上でそれを振り返ってもらうということをしたんですかね? そうですね 最初はまずそれをやりましょうと声をかけました ただそれをやりきること自体が めちゃくちゃハードルが高くなってしまっていて 結局予定が漏れていました 予定を振り返るのが漏れていました 再調整を考える時間がなかったので すいませんという形で 残業の状態化というのをクリアすることができなかった というのが過去あります これ困ったなと思って いろいろと考えてみたんですけど そこでちょっと編み出した打ち手があります それは何ですか? 一つ目ですね まず残業はさせませんというスタンスを取る 基本的には残業させないよう 残業したいとか残業しますだったら帰ってくれと その代わりその仕事僕が巻き取ります というような状態を作りました これ何でやったかというと さっきもお話ししましたけど 伸びてしまってズルズルズルっていくのを ズルズルズルっていったとしても 途中で切られるということが理解できると ズルズルズルっていかないようにするとか ズルズルズルっていかないようにするためには 予定をちゃんと立てなきゃいけない 予定が実際どうだったかって振り返らなきゃいけない それをチューニングしなきゃいけないというところに 目が向きやすいと思ったんですね ただ単に予定を組みましょう 実際どのくらい時間かかったのか メモりましょう振り返りましょう そういうことを言っても なかなか自分の中で腹落ちしなくてやれなかったことが 残業して途中で切られちゃうから やらざるを得ないという環境に追い込むという意味で 残業は絶対受け付けないよというスタンスを 鉄のスタンスを編み出しました 2つ目ですね どうしても残業をしなきゃいけない時というのが やっぱり存在します これを長々でやっていくとまた元の状態に戻るので どうしても残業をしなきゃいけない時ですね 必ず事前に何で残業をしなきゃいけないのかというのを 報告してほしいということを義務付けました なので報告するためには 今自分の予定がどうだった それに対して実績がどうだった だから残業をします 30分で予定してたんですけれども 1時間半かかってしまったので 1時間分残業をしますというような報告を してもらうようにしました そうすることによって 予定実際といったところの部分に ちゃんと着目できるようにしてもらいました ここでポイントなのが 予定と実際の時間のズレというのは 起こり得るものなので そこに対して30分って言ってたのに なんで1時間半かかっているんだよ というふうな詰め方をするのはすごくマイナスです 逆に言えば我々がやるべきことは この1時間半かかったものというのは 30分の読みが甘くて 次回以降も1時間半かかるんだっけ ということの確認の方が重要です 1時間半かかるんですって言われれば 次回以降の読みを予定を1時間半で立てれば ちゃんとスケジュールが立つと そういったところがありますので そこを注意していただければというふうに思います 確認の際にやっておきたいこととして この1時間半かかったことが 将来何かしらの理由で 短くすることができそうなのか というのをメンバーに確認するというのが すごく重要です 常にかかった時間に対して これって短くできるんでしたっけ 問いかけをすることによって 何か改善点があるのではないか というような考え方になるので 普通に1時間半かかっちゃいました 見たてが甘かったです OKOK1時間半かかったんだ じゃあ次回から予定は1時間半でやろうね でもこれってさ もうちょっと短くできることってありそう? というのを一緒に考えます どんなこと1時間半かかってやってたんだっけ どういうところが読みがずれてたんだっけ というのを一緒に確認しながら こういうところさ こういう風にやってみたら 10分削れそうじゃない?とか 問いかけをすることによって 改善をするという観点と 改善をする練習ができます これがうまくいくと 自分で勝手に改善のスパイラルを 回してくれるようになってきます 3つ目です 残業をしてもやるべきか というジャッジを入れる これ難しいんですけど 残業をするということで 実際に見なし残業とかもありますが コストが発生するという概念を メンバーの方に学んでいただく というのはすごく重要になると思います 盲目的に残業をしてしまうケースも あると思うんですけれども 例えばこれが2時間残業しました 2時間分の残業費が 4000円人件費としてかかる って考えた時に この2時間を4000円分 人件費稼げるだけのパフォーマンスで やれてますかということを 確認する必要があります 極端に言えば それができないんだったら 翌日に回すことができるんじゃないの 優先的にそんなに高くないんじゃないの あるいは時間がないから 捨ててしまってもいいのではないか というような優先の確認が しっかりできるようになります そこがきちんとないと やっぱりやるべきことなのか やるべきことじゃないのかのジャッジができずに 10円のために 2時間残業するみたいなことが 生まれてしまうので この残業をすることによる コスパですね というのはどうなのという投げかけも やってみると面白いかもしれません これを実際に メンバーたちにやってみようぜ って言ってやったところ いろいろ繰り返していくうちに そもそもの予定の精度が高まっていくね って感じてくれて予定の精度が高まりつつ 伸びてしまったことに対して きちんと振り返って 改善ポイントあるのかということが できるようになったので PDCAのサイクルというのもすごく 短いスパンで回るようになって 結果として生産性が実際上がったのもそうですけど 生産性を上げるぞという コミット力みたいなのが 上がったというのを目に見えて感じた 経験がございます ありがとうございます それをその先輩に 伝えてみようと思います というわけで この動画が面白いと思った方は いいねとチャンネル登録をお願いします あとですね 元リクルートの役員である トミーさんが一緒に僕と マネージャーの悩みとかを解決している 動画を有料会員さま 限定で今作っておりますので もし興味あればメンバーシップの 登録もよろしくお願いします 自分はこういうことをやって うまくいったよみたいな例があったら もしよろしければコメントお願いします ぜひぜひ 視聴者の皆さんみんなで 色々と勉強していければ 嬉しいなというふうに思います 本日もありがとうございました ありがとうございました 日焼さん一つ質問があるんですけど はい 残業を許さないというスタンスを取ると 残業を許されないから こっそり残業しちゃおう みたいなことが 起こったら怖いなって思ったんですけど それって 何か対策できることってあったり しますか すごいその気持ち分かります 何か言われたりするからめんどくさいなとか 良かると思って 残業しよう あとでやろうとかもっと時間かけようというふうに やってくれる気持ちはすごい分かるんですけど 正直言うとそもそもですね 多分上司の方は 残業を家でやってるだろうなっていうのは 分かったりしちゃいます というのも簡単に言うと 報告の仕方ですね 普段よく終わってるときにアウトプットで見せてくれたものを 見せないまま そのまま終わりました やり方が変わってたりとか 普段見ている仕事のスピード感で考えると 絶対終わってないはずなのに これ後でやるんだろうなっていう感じで 終わりましたみたいな 短い時間で終わりましたみたいに言ってるときは やっぱり薄々感じて 家に帰ってやってんのかな っていうのを思うときがあります ただここでもう1ポイントなのは 家で帰ってやってるでしょっていうふうに 話しても いってないですよっていうような話になるだけですし 関係性のところが悪くなるだけなので まず原点に 立ち返ってもらいたいんですけれども そもそもそういう残業を していいですかとか こういう理由でちょっと遅れちゃったんですけど っていうことが相談とか報告が できない状況を 作ってしまってるってことが問題だと まず考えてほしいです ここを改善できれば そもそも隠れて残業っていうのが 生まれづらくなります その関係性の 相談されやすいっていうところの 話は前の動画で通りましたので 概要欄に貼っておりますので もしまだ見てない方は参考にしていただけたら というふうに思います もう1点目はですねやっぱりきちんと なんで残業を しちゃダメなのか っていったところを相手に理解してもらう っていう活動をもう少しした方がいいという ふうに思います 例えばですけどうちのチームで言ったら 体調を崩してしまう 翌日に影響を及ぼしてしまう タイプの人間が多いので 体調を崩さないために 仕事はこの時間で終えて その後はリラックスして翌日に備えてください っていう意味で残業はしないようにしようね とか あるいは生産性とかですね っていうのを意識してもらうために 残業はしないでねっていうふうに 言ってるこの残業しないっていうこと自体が すごく重要なんだよ っていうことを相手にきちんと 説明して理解してもらうっていうのが 重要になるかというふうに思います なので隠れて 残業してしまうタイプの 人に対してはまずそもそも 相談しやすい状況ですね を作って 隠れてやらないようにしましょうということが 一つともう一つは 残業をしちゃいけない理由っていうのを きちんと理解してもらうっていうこの二つの打ち手で 隠れ残業を なくしましょうというふうに思っております はい ありがとうございます お気軽おすすめ動画はこちら 限定配信動画をご覧になりたい方は メンバーシップ登録をお願いいたします 質問や動画内で 取り扱ってほしいテーマがある方は ぜひ気軽にコメントください それではまた次回 ポケカルビジネスTVで