✅ Top 7 Tipps für Deine Aufgabenplanung (Microsoft 365)

wie viel du erreichst hängt davon ab wie gut du planst und in diesem Sinne erfährst du in diesem Video sieben hilfreiche Tipps für deine Aufgabenplanung viel Spaß damit und los [Musik] [Applaus] geht's mein ersteer und wichtigste Tipp ist arbeite mit einer richtigen Aufgabenliste denn wenn wir in Unternehmen ein Frage machen bekommen wir regelmäßig die Antwort dass acht von 10 Personen gar nicht mit einer richtigen Aufgabenliste Arbeiten stattdessen verwalten Sie Ihre offenen To-Dos irgendwie als E-Mails im Posteingang jetzt was ist der große Unterschied ob ich meine Aufgaben als E-Mails im Posteingang als Art running To-Do Liste verwalte oder ob ich mit einer richtigen Aufgabenliste arbeite nun der Unterschied ist die Sortierung wenn ich wissen möchte in meinem Posteingang was muss ich heute tun was ist meine wichtigste Aufgabe muss ich mir alle meine E-Mails einmal anschauen das ist sehr aufwendig sehr unübersichtlich wenn ich mit einer Aufgabenliste wissen will was muss ich heute tun dann reicht es wenn ich mir die obersten drei vi oder fünf Aufgaben ansehe denn der große Unterschied ist die Sortierung im Posteingang habe ich keine Sortierung das ist ein völliges Chaos und auf der Aufgabenliste kann ich eben jede Aufgabe ein eigenes Fälligkeitsdatum zuweisen das heißt die aktuellen Aufgaben für heute stehen ganz oben auf der Liste und das ist viel viel übersichtlicher und ich kann sehr fokussiert arbeiten und jetzt ist es erstmal auch ganz egal ob ich mit der Outlook Aufgabenliste arbeite ob ich mit Microsoft todo arbeite oder was auch immer ich für ein Tool nutze wichtig ist wie gesagt dass ich erstmal überhaupt beginne mit einer Aufgabenliste zu arbeiten und den Aufgaben eben ein Fälligkeitsdatum zuweise dass ich die auf gabenliste sortieren kann wenn du noch unsicher bist was das richtige Tool ist für dich ob Outlook oder Microsoft Tod da haben wir ein eigenes Video der Vergleich Outlook Aufgaben versus Microsoft too wir verlinken es dir hier im Video mein zweite Tipp führe nur eine einzige Aufgabenliste oder auch konzentriere dich auf ein aufgabentool denn das ist ein Problem das viele haben ver Perfektion nutzen Sie verschiedene Tools ein Teil der Aufgabe haben sie im Kopf V anderen Teil schreiben Sie auf ein Papier den dritten Teil in outlog und dann irgendwie noch in einem Projektmanagement Tool und ver laute Möglichkeiten verzetteln sie sich völlig das heißt mein Tipp nutze ein einfaches aufgabentool und dort verwaltest du alle deine Aufgaben denn Planung erfordert immer auch Übersicht und das habe ich am ersten dann wenn ich mich auf ein Tool fokussiere mein Tipp Nummer 3 wir brauchen ein Management inklusive für unsere Aufgaben denn was ist das Problem wenn die Aufgaben irgendwo in dem separaten Bereich notiert worden dann vergessen wir die aus den Augen aus dem Sinn deswegen müssen wir in Outlook auch die Aufgabenliste einblenden und das geht auch ganz einfach hier im neuen Outlook gibt's hier oben den Button für den Aufgabenbereich hier für todo für Microsoft todo und dann wen mir die aktuellen Aufgaben für heute für morgen hier in meinem Posteingang hier halte ich mich meistens auf angezeigt dann habe ich hier ein Management Cockpit meine neuen E-Mails meine Aufgaben für heute sehr sehr übersichtlich das gleiche geht auch im klassischen Outlook auch dort können wir uns die Aufgabenliste im Posteingang einblenden über das Menü Ansicht dann Layout Aufgabenleiste Aufgaben und auch hier sehr übersichtlich unsere neuen E-Mails unsere Aufgaben für heute so kann ich arbeiten und vergesse die Aufgaben nicht mehr übrigens in klassischen Outlook kannst du die Aufgabenliste hier sehr stark anpassen für Dich wie Du das möchtest das würde jetzt den Rahmen hier sprengen daher eine videoempfehlung wer das mal sich anschauen möchte wie man die ansichtseinstellung für Fortgeschrittene dort vornehmen kann da haben wir ein eigenes Video das wir dir hier verlinken bei meinem fen Tipp geht es darum wie ich in Outlook aus einer E-Mail eine Aufgabe erstelle und das ist gar nicht schwer im klassischen Outlook nutzt man hier für die QuickSteps ich markiere die E-Mail die eine Aufgabe enthält klicke auf den Quickstep hier oben und n deine Aufgabe erstellt ich muss noch ein Datum festlegen z.B morgen klicke auf Speichern und schon ist diese E-Mail hier morgen auf der Aufgabenliste so ein Quicks legt man an über neu erstellen und dann gibt's hier bei den Aktionen die Möglichkeit eine Aufgabe mit Anlage zu erstellen ich klick noch auf Fertigstellen und dann habe ich diesen quicksep angelegt und kann damit arbeiten im neuen Outlook ist es noch einfacher da kann ich einfach hier entsprechend die E-Mail nehmen und ich ziehe sie nach rechts auf die Aufgabenliste hier also als Aufgabe hinzufügen und schon wird mir eine Aufgabe hier erstellt der ich auch noch ein Datum zuweisen kann Tipp Nummer 5 Aufgaben in Microsoft Teams anlegen natürlich entstehen Aufgaben nicht nur in Outlook sondern auch in Teams wenn wir kommunizieren in den kanalnachrichten oder in den eins zu ein Chats und in beiden Fällen können wir auch hier eine Outlook Aufgabe anlegen indem wir auf die drei Punkte klicken und dann sagen Aufgabe anlegen hier müssen wir einfach noch das Fälligkeitsdatum entsprechend festlegen z.B am Donnerstag können hier noch den treffen wir wollen anpassen und über Aufgabe hinzufügen wird uns diese Aufgabe direkt in der Outlook Aufgabenliste oder auch in todo gespeichert Tipp Nummer 6 Aufgaben aus einem OneNote Protocoll erstellen das gleiche was wir gerade in Outlook mit einer E-Mail gemacht haben in Teams mit einer Nachricht geht natürlich auch in OneNote wenn wir hier z.B ein Besprechungsprotokoll haben mit Aufgaben die wir selbst zu einem späteren Zeitpunkt arbeiten wollen auch hier ist es wichtig diese auf die Aufgabenliste zu setzen und das geht hier auch sehr einfach mit wenigen Klicks ich markiere hier die Aufgabe die ich später bearbeiten möchte sage Outlook Aufgabe z.B heute oder morgen oder auch Benutzer definiert und dann wird im Hintergrund eben aus diesem markierten Text eine Outlook Aufgabe erstellt und auf die Aufgabenliste gesetzt können wir mal nachschauen also hier sieht man das Plan messen 2025 wenn man die Aufgabe auch öffnet ist hier auch ein Link enthalten dass man jederzeit ohne lang suchen mit einem Klick nach OneNote auf das entsprechende Protokoll springen kann sehr sehr praktisch und nun zum Abschluss noch mal eine kleine Übersicht wie das Aufgabenmanagement in Microsoft 365 aussieht im Mittelpunkt steht unsere persönliche Aufgabenliste das kann die Outlook Aufgabenliste sein oder auch eben Microsoft todo eine Liste auf der wir alle unsere persönlichen Aufgaben zusammenführen und die linke Seite haben wir uns eben in den Tipps schon angeschaut wir können Aufgaben aus E-Mails in Outlook erstellen über die QuickSteps wir können Aufgaben auch aus teamsnachrichten erstellen und wir können natürlich auch Aufgaben in OneNote aus Protokollen erstellen und sie immer auf unsere persönliche Aufgabenliste setzen und jetzt der rechte Bereich der ist noch neu das ist jetzt eher für die Fortgeschrittenen in Microsoft 365 es gibt noch andere Stellen an denen Aufgaben entstehen können das kann z.B eine loopkponente sein auch da gibt's Aufgabenlisten mit loopkponenten das kann über ein plannerbard sein ein plannerbard ist eine Möglichkeit wie wir in der Abteilung oder in einem Team eben gemeinsam Aufgaben übersichtlich verwalten und auch da bekommt jede Aufgabe en bearbeit und wenn ich das bin erscheint das auch bei mir in Microsoft todo und die letzte Möglichkeit wo in Microsoft 365 Aufgaben entstehen können ist in Microsoft Project auch da können wir eben Projektmanagement betreiben Aufgaben anlegen und so weiter mit bearbeiten und auch die wden mit Microsoft todo synchronisiert wenn ich dort als Bearbeiter drin stehe und das ist eine schöne Sache in Microsoft tre 65 dass die Dinge nicht voneinander losgelöst sind sonder dass da üüber Schnittstellen eben das alles mit meiner persönlichen Aufgabenliste in Microsoft todo synchronisiert ist und wenn du dich jetzt fragst ja das ja alles schön und gut wie kann ich das meinen Kollegen erklären wie kann ich da alle mitnehmen denn sowas macht ja besonders dann Sinn wenn alle nach demselben Prinzip arbeiten dazu haben wir vor kurzem einen Livestream veranstaltet hier auf dem Kanal mit dem Thema erfolgreiches Projekt und Aufgabenmanagement im Unternehmen also wenn ich das interessiert möchte ich dir diesen Livestream gerne auch noch empfehlen aber jetzt wünsche ich dir erstmal eine gute Woche bis zum nächsten Video ciao