🚨 OneNote richtig nutzen: 5 Dinge, die DU IMMER beachten solltest!

egal ob du OneNote Anfänger oder Profi bist die fünf Punkte aus diesem Video sind das absolute Fundament um OneNote wirklich richtig zu nutzen deshalb solltest du jeden einzelnen der Punkte für dich prüfen und beachten sonst entstehen später Probleme also viel Spaß mit dem Video und los [Musik] [Applaus] geht's als erstes solltest du für unbedingt klären für was du OneNote nutzen möchtest und für was nicht das Wichtigste dabei OneNote ist kein dateiablagesystem du brauchst also trotz OneNote noch einen Ort um deine Dokumente abzuspeichern ich empfehle dir onedrive und SharePoint bitte verwende onde also nur zur Dokumentation also z.B um für ein Projekt oder einen Termin alle relevanten Ideen und Informationen an ein Stelle abzuspeichern und dort wo Du eben früher schnell zum Stift und zu Papier gegriffen hast dann nutzt du jetzt eben OneNote ich erwähne immer noch gerne das Zitat von David Allen unser Gehirn ist dafür da Ideen zu entwickeln nicht um sich diese zu merken also um Ideen strukturiert abzuspeichern da eignet sich OneNote viel viel besser ach Achtung je mehr wir in OneNote speichern desto schneller besteht auch die Gefahr von Chaos und wie wir es ganz einfach vermeiden dass OneNote zugemüllt wird erfährst du im bonustipp am Ende des Videos dran bleiben lohnt sich also das nächste für das du dich entscheiden solltest ist der Speicherort für deine OneNote Notizbücher prinzipiell kann man one Notizbücher auch lokal speichern meine Empfehlung ist aber persönliche Notizbücher auf onedrive und gemeinsame Notizbücher auf SharePoint PS was du für die gemeinsame Notizbücher mit deinem Team beachten solltest das verrate ich dir gleich bei Punkt 5 dieses Videos grundsätzlich gilt aber besser in der Cloud speichern statt Lokal warum die Notizbücher funktionieren dann über alle Geräte hinweg auch auf dem Smartphone und Tablet ich wiederhole noch mal den Punkt von woher es geht letztlich darum dass wir Ideen und Informationen festhalten und das in dem Moment ind dem sie uns kommen ohne irgendwelche Hürden und das heißt in aller Konsequenz auch dass ich mit allen meinen Geräten agieren können muss denn manchmal habe ich vielleicht nur mein Smartphone und Tablet dabei und nicht meinen Computer übrigens falls du ein iPad nutzt da ist OneNote wie gemacht dafür und da hast du noch mal ganz neue Möglichkeiten wenn dich das interessiert schau dir gerne auch unser iPad Tutorial an entscheiden für eine effektive Arbeit mit OneNote ist auch dass du eine einfache und funktionierende notizbuchstruktur hast und um die Notizen zu strukturieren gibt es drei Hauptebenen in OneNote Ebene 1 sind die Notizbücher Ebene 2 sind die Abschnitte und Ebene 3 sind dann eben die einzelnen Seiten und wer noch mehr braucht der kann Abschnitte auch noch in sogenannte abschnittsgruppen klastern das würde ich aber nur sehr homöopathisch einsetzen was ich dagegen sehr attraktiv finde sind die sogenannten Unterseiten da kann ich einzelne Seiten mit einem Rechtsklick hier als Unterseite verwenden oder auch einfach nach rechts ziehen und das hat eben auch den Vorteil dass man die dann zu auf und zuklappen kann damit bekommt man sehr viel über Sicht auch hier in einem Abschnitt mit vielen Seiten also noch mal es gibt fünf Hierarchieebenen meine dringende Empfehlung ist aber dich halte es möglichst einfach es muss praktikabel sein für den Alltag und alles über möglichst wenig Klicks erreichbar sein meine Struktur ist z.B ganz einfach ich habe sieben Notizbücher für mich persönlich die habe ich blau eingeförbt also blau wie die Farbe von onedrive außerdem habe ich sie durchnummeriert ganz einfach deshalb dass sie auf jedem Gerät in genau der gleichen Reihenfolge angezeigt wordden die anderen drei Notizbücher sind türkis eingefärbt und die sind bei mir eben auf SharePoint gespeichert das sind meine teamnotizbücher für die Zusammenarbeit und wie gesagt dazu sage ich gleich noch etwas mehr für tiefer gehende Infos zum Thema Struktur empfehle ich dir unser Video OneNote die optimale Ablagestruktur und wenn du jetzt gleich richtig motiviert bist und alle Notizbücher umbenennen möchtest und so weiter muss ich dich noch etwas bremsen denn achtung hier kann viel falsch gemacht worden und kaputt gehen deshalb die Notizbücher bitte niemals innerhalb von OneNote umbenennen das macht man nicht da gibt's viele viele Probleme schau dazu am besten unser entsprechendes Video an Notizbücher richtig umbenennen umziehen und ein weiteres wichtiges Thema ist die Zusammenarbeit mit Kollegen in einem gemeinsamen Notizbuch und da gibt es zwei Möglichkeiten Möglichkeit ein für Notizbücher die auf onedrive gespeichert sind die können wir direkt in OneNote hier über den Button freigeben rechts oben mit einem Kollege teilen und die zweite Möglichkeit ist eben dass wir das gemeinsame Notizbuch direkt auf SharePoint speichern oder in Teams hier speichern über den Button neu können wir eben ein OneNote Notizbuch hier in Teams oder den SharePoint speichern und darauf können alle automatisch zugreifen die eben Mitglied in diesem Team sind ich würde elich immer zu diese Variante mit SharePoint raten Ausnahme ist vielleicht wenn wir einen Chef und eine Assistenzkraft haben die können das schon über wrive machen in allen anderen Fällen finde ich persönlich SharePoint besser warum wenn ein Notizbuch auf onedrive gespeichert ist und geteilt ist dann hängt das immer am Account des Erstellers das hängt immer an dem ja Benutzer und sobald diese Person vielleicht einmal das Unternehmen verlässt haben wir ein großes Problem denn dann wirde der Account des Benutzers gelöscht dann wden die Dateien auf onedrive automatisch gelöscht und dann können all die Personen die in den das geteilt war plötzlich nicht mehr zugreifen das ist ja oft ein riesen Problem und um das einfach zu umgehen das Problem empfehle ich eben am besten gleich mit Teams und SharePoint zu arbeiten dann kann so etwas nicht passieren übrigens ganz wichtig für die erfolgreiche Zusammenarbeit aus unserer Sicht sind gemeinsam festgelegte Spielregeln an die sie natürlich auch alle halten und wenn dich das interessiert wir haben hier unsere Microsoft 365 Spielregeln für Teams für OneNote SharePoint und so weiter und und dann kannst du dir das mal anschauen wie das bei uns aussieht da gibt's ein Link in dem Video oben in der Infokarte und darüber kannst du dir auf jeden Fall dieses Dokument auch gerne kostenlos herunterladen das nächste wichtige Thema ist Outlook den Outlook und OneNote die sprechen miteinander und das sollten wir zu unserem Vorteil nutzen denn da gibt es mehrere sehr gute Schnittstellen Thema 1 sind die Aufgaben und OneNote wird ja oft als auf gabenliste missbraucht da gibt es besprechungsprotokolle und Aufgabenlisten und so weiter man versucht das alles innerhalb von OneNote irgendwie übersichtlich zu verwalten aber das funktioniert nicht da ist OneNote viel zu vielfältig zu unübersichtlich denn für die Aufgaben gibt's ein eigenes Tool das ist die Outlook Aufgabenliste oder eben Microsoft todo je nachdem mit was ich arbeiten möchte und deshalb ein ganz wichtiges Prinzip für mich persönlich führe nur eine Aufgabenliste wenn man das jetzt überträgt auf OneNote ganz konkret hier ist ein Besprechungsprotokoll das soll ja auch hier sein im Projekt aber die Aufgaben sollen eben nicht nur hier sein hier ist eine Aufgabe für mich Angebot einholen und damit ich die nicht vergesse sollte ich dann eben gleich hier eine Outlook Aufgabe daraus machen das geht hier gibt's ein Button Outlook Aufgabe das ist auch nicht schwer heute morgen oder irgendwie Benutzer definiert zu dem späteren Zeitpunkt da kann ich jetzt eben ein Datum auswählen z.B am nächsten Dienstag speichern und schon ist das erledigt so einfach geht das und das zweite Thema ist eben die e-mailablage oft möchte man eben die die die die Projekte die man hier hat eben mit dem Thema E-Mails kombinieren also wir haben hier z.B in Outlook eine wichtige E-Mail die wir auch in OneNote haben wollen und auch da gibt's eine ganz tolle Schnittstelle mit einem Klick kann ich hier sagen senden also die markierte E-Mail jetzt muss ich nur noch eben das Notizbuch und dann eben der Abschnitt auswählen und mit einem Klick auf okay haben wir diese E-Mail in OneNote abgelegt wunderbar und so können wir eben alle Inhalte zu einem Thema an einer Stelle sammeln die ganzen Massen an Informationen die wir in OneNote sammeln müssen wir irgendwann auch einmal systematisch aufräumen sonst wird es richtig chaotisch und ein schönes Zitat von Peter Drager loaded trenne dich vom Abfall denn ohne systematische Entgiftung ist kein Überleben möglich und konkret heißt das für mich entweder Mut zum Löschen oder regelmäßig zu archivieren und beim Archivieren haben wir drei Möglichkeiten wir können in OneNote entweder ein komplettes Notizbuch archivieren oder eben einen einzelnen Abschnitt archivieren das macht man in Regel am häufig en oder auch einzelne Seiten exportieren und archivieren das ganze würde ich laufend machen sobald ein Projekt abgeschlossen ist wird es gelöscht oder eben archiviert und falls sich interessiert wir das ganz praktisch funktioniert empfehle ich dir dazu unsere Video OneNote archivieren und bereinigen jetzt wünsche ich dir auf jeden Fall eine gute Woche bis zum nächsten Video ciao