✅ To-Do richtig nutzen: Das solltest Du IMMER beachten!

heute zeige ich dir wie du Microsoft todo richtig einsetzt welche Fehler du unbedingt vermeiden solltest und wie du mit ein paar Tricks deine Produktivität erheblich steigt viel Spaß mit dem Video und los [Musik] geht's die erste Frage die mir aktuell sehr häufig begegnet lautet mit was soll ich überhaupt arbeiten mit den Outlook Aufgaben oder mit Microsoft todo und meine Antwort ist ganz klar mit beidem ich muss mich aktuell gar nicht entscheiden deswegen kein entweder oder sondern Outlook und to-doo warum ich bin auf dem Computer wie viele andere auch noch ein sehr überzeugter Nutzer von dem klassischen Outlook und ich finde hier im klassischen Outlook ist die Aufgabenliste gerade im Posteingang auch wirklich perfekt integriert mobil das heißt auf dem Smartphone auf dem Tablet da bin ich ein riesen Fan von der Microsoft todo aufgabenapp und die Aufgaben in Outlook und to do die sind ja sowieso dieselben denn beide Programme synchronisieren sich mit derselben aufgabendatenbank außerdem ist Microsoft todo einfach die Zukunft spätestens mit dem neuen Outlook da kommen wir um todo nicht mehr herum und das dauert ja nicht mehr lange wenn wir also in Zukunft unser Aufgabenmanagement im Griff haben wollen dann sollten wir uns intensivst mit Microsoft todo beschäftigen für profinutzer die z.B noch den Planner nutzen oder Microsoft Loop da gilt das natürlich umso mehr übrigens bis zum Schluss dran bleiben lohnt sich denn ich zeige dir am Schluss als Bonus noch zwei sehr spannende Tipps zu todo auf dem iPhone die fast niemand kennt das allerwichtigste ist dein Aufgabenmanagement so einfach wie möglich zu halten und dazu gibt es drei Grundsätze Grundsatz Nummer 1 jede Aufgabe braucht ein Fälligkeitsdatum und in Microsoft 365 da gibt es ja jede Menge Quellen für deine Aufgaben zum einen gibt's ganz normale Aufgaben die du selbst hinzugefügt hast das ist ihr der linke Bereich mit Outlook Teams und on natürlich auch mit todo und dann gibt's auch noch Aufgaben die dir von anderen zugewiesen wurden das ist ihr der rechte Bereich mit Loop Planner und mit project und damit wir bei all diesen Möglichkeiten nicht komplett die Übersicht verlieren brauchen wir eben eine persönliche Aufgabenübersicht auf der wir alle Aufgaben haben die für uns persönlich relevant sind sortiert nach Datum das heißt was muss ich heute tun was soll ich morgen tun und was übermorgen und so weiter und diese persönliche Aufgabenübersicht das ist die Liste geplant in Microsoft todo und damit das funktioniert braucht eben jede Aufgabe egal wo sie erstellt wird in welchem Tool immer einfälligkeitsdatum Grundsatz Nummer 2 nutze eine Ideenliste alles andere wo du kein Fälligkeitsdatum vergeben kannst gehört sowieso nicht auf die Aufgabenliste eine solche Aufgabe ohne Fälligkeitsdatum ist auch keine Aufgabe das ist maximal eine Idee das heißt Ideen solltest du eher auf einer separaten Ideenliste z.B in OneNote sammeln Grundsatz Nummer 3 plane deine Aufgaben des nächsten Tages am Vorabend also wir sind hier auf der rechten Seite beim Thema Tagesplanung dazu gehört eben erledigte Aufgaben des aktuellen Tages löschen offene Aufgaben die du nicht geschafft hast neu terminieren und Priorisierung des Folgetages also mit welcher Aufgabe fange ich am nächsten Morgen als allererstes an sei dabei ehrlich zu dir selbst wie viel du an einem Tag überhaupt schaffst da planen wir leider meist zu unrealistisch und das fällt uns dann schlussendlich am Ende des Tages auf die Füße dementsprechend ist es wichtig dass du die richtigen Aufgaben einplanst frage dich welche Aufgabe dich wirklich voranbringt und nehme dir diese Aufgabe am nächsten Tag wenn möglich gleich als allererstes vor generell liebe ich Planung Tagesplanung Wochenplanung Jahresplanung Planung spart Zeit und bringt Klarheit und wenn dich interessiert wie ich da vorgehe kannst du dir gerne über den Link in der Infokarte die Checkliste mit allen Punkten für meine Wochen und Jahresplanung herunterladen nach diesen drei Grundsätzen die aus meiner Sicht sehr wichtig sind nun das genaue Gegenteil denn in todo gibt's eine ganze Reihe von Dingen die du vermeiden solltest oder die man zumindest einfach nicht wirklich braucht meine Erfahrung alles was zwar nett aussieht aber viel Arbeit ohne wirklichen Nutzen macht hält man sowieso nicht lange durch schauen wir uns mal ein paar Beispiele an das erste sind die eigenen Listen wir können hier eigene Listen anlegen hier unten über plus neue Liste da kann man dann Aufgaben rein sortieren aus meiner Sicht das ist zwar sieht nett aus braucht man aber nicht wirklich im Alltag arbeite ich eigentlich nur mit den beiden Listen geplant und mein Tag dann gibt's hier oben eben auch einige weitere automatische Listen die man auch nicht braucht wichtig alle abgeschlossen die kann man ausblenden das geht über das Profilbild hier oben wenn man hier klickt bekommt man hier die Einstellungen und dort kann ich die intelligenten Listen verwalten und ich dieaktiviere hier wichtig braucht man nicht dann abgeschlossen und alle das kann alles weg dann ist es hier oben schon deutlich übersichtlicher das nächste sind die Hashtags man kann in den aufgabenbetreff sogenannte Hashtags Schreiben habe ich hier gemacht Vertrieb das ist eben auch eine Möglichkeit der Kategorisierung wenn ich auf so ein Hashtag klicke bekomme ich eine Liste mit allen Aufgaben die diesen Hashtag enthalten erstmal hört sich es vielleicht ganz gut an aber auch das aus meiner Sicht mehr Arbeit als nutzen die Listen mein Tag und geplant reichen wieder völlig aus als nächstes das Thema wichtige Aufgaben wir können hinten hier auf den ST klicken da können wir Aufgaben eben markieren mit wichtig auch das das führende System für die Sortierung ist das Fälligkeitsdatum die Aufgaben die fällig sind die wden erledigt an dem Tag eben an dem sie fällig sind und ja wenn die Aufgabe nicht wichtig ist dann kommt die gar nicht auf meine Aufgabenliste dann wird die gar nicht in to-do notiert maximal auf die Ideenliste also auch das was das man aus meiner Sicht überhaupt gar nicht braucht letztes Thema ist die gemeinsame Aufgabe Planung auch da ist todo aus meiner Sicht nicht das richtige Tool es ist zwar möglich dass man Listen teilt mit anderen Personen ich gehe mal hier in die Liste Planung und da gibt's hier oben dieses Plus damit kann man eine Liste teilen aber nur weil etwas möglich ist heißt es ja nicht dass es dann automatisch auch gleich sinnvoll ist das heißt für gemeinsame für gemeinsames Aufgabenmanagement ist aus meiner Sicht der Planner viel übersichtlicher und viel besser geeignet und bei Interesse Schau sch gerne uns Video dazu an das heißt für todo gilt grundsätzlich halte es so einfach wie möglich und mache die wenigen aber wichtige Dinge wie z.B dass jede Aufgabe ein Fälligkeitsdatum braucht aber dafür darüber haben wir ja bereits gesprochen bevor wir uns jetzt gleich meine absolute lieblingsfunktion für to-do auf dem Smartphone anschauen sollten wir sicher stellen dass wir auch auf dem Computer die Aufgaben nicht aus dem Blick verlieren das deshalb mein Tipp sorge dafür dass deine Aufgabenliste immer im sichtbaren Bereich ist das reduziert die Gefahr deine Aufgaben zu vergessen im klassischen Outlook geht das indem wir die Aufgabenleiste im Posteingang einblenden das geht über Ansicht Layout Aufgabenleiste Aufgaben jetzt haben wir die Aufgaben hier immer wunderbar im Blick das geht natürlich auch im neuen Outlook dort haben wir hier oben die Möglichkeit über diesen Button dass wir uns zuerst einmal hier unseren Kalender einblenden und dort können wir aber eben zu to-do wechseln dort entscheiden wir uns für eine Liste wir können hier z.B die Liste mein Tag nutzen dann haben wir nur die Aufgaben des aktuellen Tages oder eben die Liste geplant dann haben wir die Aufgaben von heute morgen und so weiter finde ich auch sehr gut um die Aufgaben im Blick zu behalten oder letzte Variante wenn du mit der ToDo App arbeitest unter Windows dann gibt's auch hier eine Möglichkeit denn wir haben hier oben einfach in die Liste die du haben willst wechseln mein Tag z.B und dann haben wir hier oben dieses dieses kleine Symbol diesen Button und wenn wir hier klicken dann wird die aktuelle Liste eben hier am Rand angepintnt immer im Vordergrund das heißt auch wenn ich wechsel zwischen den Fenstern die bleibt mir hier immer im Vordergrund ich kann die auch verschieben entsprechend kann sie auch von der Größe etwas noch verändern ähm wenn ich das möchte und gerade wenn ich z.B einen zweiten Bildschirm habe dann kann ich die auf den zweiten Bildschirm schieben und habe trotzdem die Aufgaben des aktuellen Tages immer im Blick und egal für welche Variante du dich entscheidest meine Erfahrung ist wenn die Aufgabenliste permanent im sichtbaren Bereich ist dann macht die Arbeit damit noch mehr Spaß kommen wir zu den zwei Lieblingsfunktionen in todo auf dem Smartphone das Sprichwort aus den Augen aus dem Sinn gilt natürlich auch hier das Smartphone der wimeldes vor Ablenkungen und deshalb habe ich mir auf dem Startbildschirm direkt todo als Widget eingebunden das heißt sobald ich mein Bildschirm entsparre sehe ich meine aktuellen Aufgaben super praktisch wie funktioniert das wenn du das auch möchtest wie geht das dazu einfach längere Zeit auf den homesreen tippen und dann können wir links oben auf Bearbeiten klicken dort widget hinzufügen hier suchen wir nach dem Name der App nach todo in dem Fall natürlich muss man die App vorher einmal installieren und jetzt haben wir hier eben mehrere Größen zur Auswahl für das todo Widget hier für eine Aufgabe hier für drei Aufgaben ich habe hier das große Widget gewählt weil ich einfach immer mehrere Aufgaben habe und gern etwas mehr sehen möchte ich beende das ganze mal hier und breche mal ab denn ich habe es mir ja schon eingebunden jetzt wenn ich dann hier die Liste anpassen möchte auch das geht einfach längere Zeit auf das Widget tippen und dann können wir sagen Widget bearbeiten hier unten und können hier entsprechend die Liste auswählen die wir anzeigen wollen mein Tag oder geplant ich finde mein Tag gut das möchte ich auch gar nicht ändern okay und jetzt siehst du eben immer direkt auf dem Handy was du tun musst wenn du es entspst das finde ich sehr praktisch und wir können im handrumtrin auch direkt auf erledigen indem wir vor die Aufgabe in den Kreis klicken oder mit dem Plus eine neue Aufgabe erstellen oder wenn wir eben auf das Widget klicken dann springt er uns auch direkt in die ToDo App in die entsprechende Liste Tipp Nummer 2 für todo auf dem iPhone ist Aufgaben diktieren mit Siri und diesen Tipp habe ich von meinem Kollege patrich kurürz und das ist sehr praktisch für unterwegs wenn man beispielsweise im Auto sitzt eine Idee hat die man festhalten will dann kann man man das Diktieren und muss es nicht tippen und um das zu nutzen muss man das erst mal konfigurieren dazu öffne ich die ToDo App und dann gehe ich hier auf mein Profilbild und komme so in die Einstellungen und etwas weiter unten gibt's den Menüpunkt Siri Kurzbefehle und dort kann ich klicken auf Aufgabe hinzufügen auf das Plus dahinter so und jetzt habe ich einen Kurzbefehl angelegt ich möchte ihn noch etwas anpassen deswegen wechsle ich mal zur App Kurzbefehle hier sehen wir schon ganz oben ist diese neue Kurzbefehl Aufgabe hinzufügen und wir haben ja vorher gelernt dass jede Aufgabe ein Fälligkeitsdatum braucht deshalb wollen wir ihn noch anpassen ich tippe auf die drei Punkte und hier können wir das ganze bearbeiten wir sehen schon mal dass hier die Aufgaben in den in die Aufgabenliste Beratungs abgelegt worden das will ich gar nicht deswegen wechsel ich mal zu dem normalen zu normalen Aufgabenliste das passt jetzt gehe ich auf den kleinen Pfeil und kann noch hier das Anpassen ich will zum einen dass die neuen Aufgaben immer gleich zu mein Tag hinzugefügt wordden sie sind in Regel für denselben Tag oder ich kann sie dann dort neu terminieren und ich will auch dann eben dass ein Fälligkeitsdatum eingetragen wird nämlich das aktuelle Datum okay ich klicke auf tick und das war's auch schon wir testen das Ganze einmal ich starte mal Siria Aufgabe hinzufügen Test Aufgabe okay schon fertig so einfach geht das ich wechsel noch mal in die ToDo App so in die Liste mein Tag und wir sehen hier oben bin Testaufgabe ist bei mein Tag in der Liste enthalten wunderbar genau wie wir uns das wünschen eine Aufgabe diktieren die dann bei Bein Tag zu sehen ist auch hier auf der Startseite ist sie jetzt im Widget zu sehen so macht Arbeit mit to do auf dem iPhone Spaß falls dir diese Funktionen fürs iPhone gefallen haben da gibt's natürlich im iPhone noch viel mehr Möglichkeiten mit to do z.B können wir direkt E-Mails in Aufgaben umwandeln alles was du dazu brauchst ist die Outlook App fürs iPhone bei Interesse schaut dir gerne unser Video zu diesem Thema an jetzt wünsche ich dir auf jeden Fall eine gute Woche bis zum nächsten Video ciao