🚀 Top 15 Outlook Tipps & Tricks (für noch mehr Produktivität!)

in diesem Video erfährst du die wichtigsten Tipps und Tricks um das neue Outlook für maximale Produktivität zu optimieren viel Spaß damit und los [Musik] [Applaus] geht's starten wir mit Teil 1 und richten uns Outlook für die produktive Arbeit ein die wichtigste Sicht für mich persönlich ist mein sogenanntes Management Cockpit ich möchte meine E-Mails meine Termine und meine aufgabenlist in einer Ansicht haben und deshalb blende ich mir zuerst mal über dieses Symbol hier oben mein todo oder mein Kalender ein also hier habe ich die Aufgaben kann man wechseln die Termine für heute und die Aufgaben für heute und das nenne ich eben mein Management Cockpit um ungestört zu arbeiten ist es wichtig dass wir die Ablenkungen auf ein Minimum reduzieren also das Thema Benachrichtigungen da kommen wir hier über das Zahnrad in die Einstellungen und im Bereich allgemein gibt's hier die Benachrichtigungen ich persönlich verarbeite meine E-Mails blogweise und brauche daher keine Benachrichtigung für jede neue E-Mail also die deaktiviere ich mal komplett den Kalender lasse ich aktiviert damit ich keinen Termin verpasse das finde ich ganz hilfreich da kann man auch noch hier spezieller das ein stellen wie soll das aussehen und hier die Erwähnungen die finde ich auch ganz gut die habe ich hier oben im benachrtigungsbereich die lasse ich auch aktiviert aber E-Mails die mache ich auf jeden Fall aus und da wir uns im beruflichen Umfeld bewegen aktiviere ich als nächstes im Bereich Kalender die Kalenderwochen dass uns die eben im Kalender angezeigt wordden das ist hilfreich bei Terminvereinbarung als nächstes geht es um den Posteingang mit Relevanz denn standardmäßig unterteilt Outlook unseren Posteingang automatisch in relevante E-Mails und sonstige E-Mails darauf möchte ich mich persönlich aber nicht verlassen ich möchte selbst über meine E-Mails entscheiden deshalb deaktiviere ich diese automatisch Sortierung und das geht eben im Bereich E-Mails Layout und hier können wir eben sagen meine Nachrichten nicht sortieren dann habe ich alles eben direkt im Posteingang dann geht es mir jetzt um das Thema E-Mails als gelesen markieren das stört mich etwas wenn man eine E-Mail nur ganz kurz anklickt dass sie automatisch als gelesen markiert wird auch das möchte ich selber entscheiden und stelle das entsprechend um das kann man auch machen im Bereich E-Mails und hier im Bereich Nachrichten Behandlung und dort kann ich sagen Elemente nicht automatisch als gelesen markieren zu groß ist mir da die Gefahr dass etwas untergeht und so wen sie eben nicht gleich als gelesen markiert als nächstes geht's mir um das Thema Gruppieren von Nachrichten denn Outlook gruppiert standardmäßig E-Mails nach Unterhaltungen also wenn wir die gleiche Betreffzeile haben und so weiter auch das finde ich etwas unübersichtlich und das möchte ich nicht und das kann man deaktivieren im Bereich Layout hier kann man sagen eben E-Mails nicht als Unterhaltung gruppieren sondern als einzelne Nachrichten anzeigen als nächstes geht's mir noch um das Thema bedingte Formatierung haben wir besondere wichtige E-Mails die können wir mit der bedingten Formatierung automatisch farblich hervorheben das ist sinnvoll vielleicht bei dem Vorgesetzten bei bestimmten stichworn bei dem wichtigen Kunde oder was auch immer und da können wir hier eben Regeln erstellen und dann eben E-Mails automatisch farblicher vorheben das stellt sicher dass nichts Wichtiges untergeht okay machen wir weiter mit konkreten Funktionen die unsere Produktivität steigern und das allerwichtigste bei den E-Mails ist dass wir sie verarbeiten statt sichten also dass wir bei jeder E-Mail immer eine Entscheidung treffen und die meisten e-Mails können wir sofort verarbeiten und erledigen aber es gibt auch einige wenige die können wir heute nicht erledigen die müssen wir zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten beiden und damit wir das nicht vergessen macht das sehr viel Sinn aus der E-Mail eine Aufgabe oder einen Termin zu machen und das machen wir ganz einfach wenn jetzt das hier so eine E-Mail wäre die wir er später bearbeiten können indem wir die E-Mail nehmen mit track and Drop also einfach nehmen und ziehen auf die Tod Liste also können wir hier direkt einen Termin daraus machen aus der E-Mail oder eine Aufgabe ich mache Maline Aufgabe hier steht sie auf der Aufgabenliste automatisch mit dem Datum für heute wenn das nicht passt Rechtsklick Fälligkeitsdatum bearbeiten vielleicht nächsten Mittwoch jetzt haben wir die Aufgabe auf den nächsten Mittwoch gelegt und können die E-Mail hier archivieren dass ja hier auf der Aufgabenliste steht und wenn D das grundlegend interessiert nach welchem System ich meine E-Mails verarbeite empfehle ich dir unser passendes Video Inbox Zero mit Outlook wie eben schon gesagt bin ich ein großer Freund davon E-Mails in Aufgaben umzuwandeln die ich erst später bearbeiten kann wer sich damit nicht so recht anfreunden kann hat noch zwei weitere Optionen um E-Mails nicht aus dem Auge zu verlieren Option 1 ist das anpinnen von E-Mails im Posteingang das geht über einen Rechtsklick und dann kann ich eben sagen hier anheften und dann ist hier diese E-Mail hier oben angeheftet und ich kann sie nicht mehr übersehen genauso kann kann ich sie auch jederzeit wieder lösen überlösen die zweite Option um sich an E-Mails erinnern zu lassen ist die Funktion erneut erinnern über einen Rechtsklick können wir hier sagen erneut erinnern da gibt's ein paar vordefinierte Möglichkeiten ich kann auch hier Benutzer definiert ein Datum auswählen ich wähle hier mal aus nächste Woche am Montag um 8 Uhr und jetzt verschwindet diese E-Mail aus dem Posteingang sie wird in einen Unterordner erneuter Innern verschoben und von dort wird sie eben am Montag um 8 Uhr wieder zurück in den Posteingang verschoben und dann habe ich sie wieder neu im Blick wenn wir in einer E-Mail eine Datei anhängen wollen dann können wir das machen über dieses büroglamersymbol noch schneller ist allerdings oft wenn wir einen Slash eingeben das ist dieser Schrägstrich und dann wden uns automatisch die dreikum ente vorgeschlagen die wir zuletzt verwendet haben und das passt ja oft auch alternativ können wir auch einfach lostippen und den Dateinamen eingeben den wir möchten also z.B hier Kennzahlen und dann wden wir eben auch Dokumente die ich zuletzt benutzt habe mit dem Wort Kennzahlen hier vorgeschlagen das muss allerdings so sein dass diese Dinge eben auf SharePoint oder auf onedrive gespeichert sind nur dann funktioniert das beim nächsten Tipp geht es um das Thema Vorlagen wenn wir oft dieselben E-Mails oder Textabschnitte verwenden empfiehlt es sich mit Vorlagen zu arbeiten und da gibt's hier ein schönes Adin das ist dieses Symbol hier oben und hier kann ich eben neue Vorlagen erstellen oder auch mit bestehenden Vorlagen arbeiten die kann man einfach direkt hier so auswählen in diesem Seiten in der Seitenleiste und das finde ich schon ganz praktisch dass wir in Outlook mehrere Möglichkeit für Umfragen haben ist vielen unbekannt möglichkeit 1 ist eine terminplanumfrage dazu geben wir zuerst die Empfänger ein dann klicken wir im Menüband auf Einfügen Terminplan Umfrage und jetzt gibt uns a schon hier einige Möglichkeiten und das ist ein sehr interessantes Tool es geht aber nicht immer nur um das Thema Termine also wir schließen das noch mal eine zweite Möglichkeit ist einfach eine normale Umfrage und da gibt's hier auch eine Möglichkeit hier Umfragen zu machen in E-Mails dazu wird uns hier eine sogenannte loopkponente eingefügt da können wir eine Umfrage machen Frage und Antwortmöglichkeiten und das ist auch ganz praktisch pS Wir können Outlook auch noch viele weitere Loop Komponenten nutzen das finden wir hier über dieses Symbol dieses Loop Symbol da gibt's ganz viele verschiedene Komponenten die wir in E-Mails einfügen können und wenn ihr das überhaupt gar nicht sagt was sind Loop Komponenten dann empfehle ich dir auf jeden Fall unser spezielles Video zum Thema Microsoft Loop eine kleine aber sehr nützliche Funktion ist das verzögerte senden unserer E-Mails das geht wenn wir nicht direkt hier auf Senden klicken sondern auf diesen Pfeil daneben dann können wir sagen senden planen und und können hier einen Tag und eine Uhrzeit auswählen an dem diese E-Mail verzögert verschickt wird und das hilft uns beispielsweise dabei wenn wir E-Mails erst zur Arbeitszeit eines Kollegen verschicken möchten oder eben jemand als allererstes morgens auch zum Geburtstag gratulieren wollen zum Abschluss noch etwas sehr spannendes nämlich das Thema E-Mails zurückrufen vielleicht ging es dir auch schon mal so dass du E-Mail verschickt hast und gleich nach dem Absenden bemerkt hast du hast z.B den Anhang vergessen und da gibt's eine schöne Möglichkeit im neuen Outlook wir gehen mal hier in die Einstellungen noch mal und dort im Bereich E-Mails und im Bereich verfassen und Antworten können wir hier sagen wie lange nach dem Absenden also hier 10 Sekunden bei mir können wir E-Mails noch mal zurückholen ohne dass die verschickt wen okay und wenn ich jetzt diese E-Mail an Timo schicke bekomme ich hier unten die Meldung wird gesendet das geht eben 10 Sekunden und ich kann hier auf rückgängig klicken und dann wird die E-Mail zurückgeholt und eben nicht abgeschickt finde ich ganz praktisch wenn du das nicht aktiviert hast oder es erst eben mehr als 10 Sekunden später tun möchtest dann gibt's auch eine Möglichkeit geh zu den gesendeten Elementen zu deiner E-Mail klicke rechts hier auf die E-Mail erweiterte Aktivitäten und dann kannst du sagen Nachricht zurückrufen und Outlook versucht nun wenn du okay klickst eben die E-Mail aus dem Postfach des Empfängers zu löschen und sowohl der Empfänger als auch du wen aber eben darüber benachrichtigt PS das funktioniert nur mit Exchange oder Microsoft 365 Postfächern sowohl Absender als auch Empfänger müssen in derselben Organisation sein damit diese Funktion funtioniert nun empfehle ich dir zum Abschluss noch ergänzend unser Video zum Thema nie wieder die Kontrolle über deine E-Mails verlieren Tipps zum Thema Inbox Zero mit Outlook ich wünsche dir eine gute Woche bis zum nächsten Video ciao