【職場】職場核心競爭力修煉班（完結） P9 - 005 如何學會從紛雜的工作中找到重點？

歡迎來到易經理學院 我們回顧一下上節課我們所講的內容 我們上節課主要跟大家一起聊了一下 新人要如何表現 才能不被老員工所討厭 其實我們聊那麼多 一個原則就是你要尊敬老的 敬老 同時你要自己加強自身的修煉 要敬老自強 那麼五個關鍵點 就是我們通過那幾個實習生的反例 我們總結出五個關鍵點 一個是要虛心好學 另外你要學會自己對自己的事情負責 同時積極付出 不要太計較 另外也要注重合作 基本上呢 我們說呢 同時再加上一些細節的一些問題 要注意的這個方面 基本上在這個我們講 在你表現的時候 就會呢 幫助你大大的提高 你在老員工的這個影響分 這是我們上節課的內容 那麼我們這節課呢 就要來談一下 如何從紛繁的工作中找到重點 哎說到這點的時候啊 我就想到哈 很多這個同學給我這個要提的一個問題 什麼問題呢 就是說有的時候 比如說你一些工作是既定安排好的 哎讓你正工作的時候呢 突然你的主管走過來了 哎對你說 哎那個小城啊 哎去正好呢 幫我去訂個飛機票 或者乾脆扔給你 一個那個叫快遞信封裏面的那個快遞信封 一個信封的那個發票說小城啊 把我這個單子貼貼貼個報銷單 這樣的話 這種情況下 他就會就很多新人就會很苦惱 因爲這種事情你沒有辦法拒絕 就是這個問題可能普遍存在 就是你正忙着手頭的工作的時候 主管有的時候會給你臨時佈置一些 你想不到的 並且還無法拒絕的工作 那麼這個時候該怎麼辦呢 啊 那麼我們建議大家哈 第一個方法小技巧哈 第一個小技巧呢 你可以養成記工作日記的習慣 準備一個本子 隨時準備個小本子哈 記下來領導交代的事和你今天要做的是12345 記下來 然後你每完成一件事呢 就打個叉 哎這樣便於你查缺補漏 因爲啊 有時候好記性啊 不如爛筆頭 是吧 有時候會忘不忘啊 這是第一種方法 第二種我們說 其實我們可以換位思考一下 其實很多主管也是從新人成長起來的 當他們還是新人的時候 他們可能也會遇到他們的主管怎麼樣去交代他們做這些臨時的事情 那麼他們當中有些人會比較勤快 那就會積極的去做好 所以等他們成爲主管的時候呢 他也會就成爲一個習慣 也會去把這個習慣帶到他的工作當中 那麼當然了 那有的這個新人 他表現的呢 就會讓這個主管呢 比較滿意 就是有的人他怎麼做呢 他是這樣 他比如說 那你叫我做個事情 可以哈 他會問 事先問清楚 這個這個事情大約幾點鐘之前 你需要這個結果呢 比如說這報銷單 哎 這個張總啊 您大概什麼時候報銷這個單據 需要我幾點之前幫你貼好啊 哎 問一個什麼 對方最遲交付時間 寫在這個事項的後面 然後對這個事情123456進行時間上的排序 先做什麼 後做什麼 你就會什麼 清晰很多 還有一些時尚新人比較聰明的是什麼地方呢 他會拒絕 他會合理評估 那我現在手上在做什麼事情 並且這個事情還是很重要的 那麼我等我做完這個事情的時候 大約是在什麼時間 那麼你現在又給我加了這麼另外一件事情 然後我要處理這個事情又要花多少時間 如果我把這個重要是事情做完之後 再加上你過的臨時任務 可能延誤你的什麼 要最後要預期的這個時間 那這個時候他就會告訴主管 怎麼說 說哎呀 說不好意思 對吧 我現在手頭忙一個事情 並且這個事也是蠻重要的 我大概忙完要到幾點鐘 那如果說再幫你做這個事情呢 要花到花幾個小時 那麼可能等我做完這個事情的時候 那你就什麼 早就什麼耽誤了你的事情 那這個時候可能會看看 要不然就給其他人 或者說你看那個行政部的這個小張 他正好現在好像沒什麼事 讓他做一下 這個時候主管他也會覺得會比較理解 所以有的時候我們說將心比心 從紛繁的工作裏面 也就會涉及到這個主題了 就是從紛繁的工作中 理出思路 找到一些重點 我們說這個工作當中 並不是要你用力均勻 我們說這工作的事項有很多種 最常見的 首先是日常性的一些事物的處理 比如說作爲市場新人 你可能需要打印複印準備資料 這些都屬於日常工作內容 那麼有些事項屬於重點工作內容 比如說你這個職位 需要你在這個事情上花費比較大的精力 不能允許犯錯 比如說一個小出門 你可能就需要怎麼樣開發票 那麼這個開票既是日常的工作內容 也是比較重點的一個內容 那麼同時還有這種臨時性的工作內容 就像我們剛纔說的 你的主管會臨時安排你做一些事情 種種的工作夾雜在一起 你要如何從這工作裏面立出重點呢 第一步就是把你要做的工作全部寫下來 寫了一張紙以後 開始分類 哪些是你基本上每天都要做的 這叫日常性的工作內容 把它寫到一邊去 然後剩下的工作裏面 哪些是你重點工作內容 就是你的崗位要求 你在這個地方要予以特別關注的 寫在重點工作內容上 尤其是比如說充當你報稅 幾號之前報 他都有明文規定 一定要備入清楚 第三個臨時交付內容也要寫在一邊 便於查漏 那麼我們說在工作技巧方面 我們儘量的規範我們的日常工作內容 就是我們可以規劃我們的時間 因爲如果你每天都被動的等待別人去安排你做事 你可能會發現時間不夠用 就拿出納這個崗位來說 你可能就會面臨報銷 這個非常讓你頭疼的事情 你會發現一個非常讓你苦惱的現象 什麼現象呢 以前一個同學告訴我說老師啊 哎呦我這剛上班 我就發現啊 我在單位的時候 沒人找我報銷 我這一出門 剛想去銀行取錢的時候 那個手機就響了 哎呀 那想一下想就好幾十個電話 問我什麼時候回來都要報銷 所以他說我就是天天忙的呀 就是也不知道自己在忙什麼 就會感覺非常的亂 時間就沒法掌握 那我們說其實報銷 它是你每天可能都要面臨的內容 這叫日常工作內容 那麼在這個日常工作內容裏面 你可以怎麼樣 進行一個時間的約定 你沒必要天天等在那裏 被人什麼等人上門報銷 我們完全可以怎麼樣 可以跟你的主管提 對不對 你說這個報銷啊 他每天都有經常打亂我工作的 什麼一些一些節奏 有的時候可能重要的工作 我會因爲一個突發的事情 會讓我的思路打亂 那麼這樣的話 我們不妨怎麼樣 安排設置好報銷時間 咱們規定一個報銷時間怎麼樣 比如說一週五天 週一到週五 沒必要每天咱們財務都等着人來報銷 比如說我們可以設每週二四下午三點到五點是報銷時間 在群群裏面發通知 各部門你要配合我們工作 記住了 二四下午三點到五點來報銷 那報銷之前該籤的字 該貼的單子 你全部要什麼準備好 並且每個部門在當天啊 上午就要告訴我們財務 你要報多少錢 這樣也方便我們財務安排曲線 那麼這樣進行規劃的話 你的日常的這個工作就會這個就會怎麼樣 慢慢的就不再變得那麼瑣碎 所以我們要具有這個把瑣碎的事情予以制度化規範化管理的這麼一種能力 所以如何從紛繁的工作中找到重點的 我們剛纔講 首先要對工作進行梳理 進行分離 分離出來之後 對日常瑣碎的儘量如果可以形成制度 或者形成一些規範的用制度和規範去約束他 重點工作要提醒到自己將一些時間的一些限制 一些特殊的要求 另外像臨時交付的任務 我們這個時候就要根據評估我們自己的這個工作的時間 合理的安排我們的工作內容 如果你實在做不了 那就告知你的主管 不要延誤了事情 好 那我們下面再介紹一下 這裏面比較紅的幾個方法 當你每天你進辦公室的時候 建議大家呀提前一點進辦公室 就早點去辦公室 爲什麼呢 一趕到那個交通高峯的時候 你是急急忙忙去辦公室 你根本就沒有時間什麼 坐下來啊 思考一下 沒時間 那比如說你可以提早一點 錯開那個上班高峯期 早早來到辦公室 幹什麼呢 首先整理一下你的這個工作的事項 對吧 另外給自己五分鐘時間幹嘛 開始思考 思考什麼 大概我今天要做什麼事情 對吧 有哪些事情昨天做了沒解決的 或者我今天還可能遇到什麼事情 我們說有的時候你埋頭做事啊 就容易陷入那個忙碌的陷阱裏面去 就會有的時候你又陷進去裏面 你就很難去察覺到哪些不對勁的地方 這個亞馬遜的這個財務總監 他就非常善於用這個方法 他把這個方法叫做給自己五分鐘 這叫磨刀不誤砍柴工 哎 他有的時候有很多我們啊 他做數據的時候 他埋頭在做數據 好不容易做出一份報表來的時候 自己呀都搞不清楚啊 最多都看得很迷糊 也不知道哪裏有問題 哎 但是他只要這麼一看 就能看出哪些有問題 哎 這個同事都很佩服他 當然也覺得很奇怪 說這個數據這麼多 你怎麼一眼就能發現呢 我卻什麼頭昏眼花的怎麼樣 發現不了 這個財務總監他就說 當他是是吧 那個從市場新人成長起來的時候 他就養成了一個每天給自己五分鐘梳理 這些工作內容習慣 你經常梳理啊 梳理完之後 你會總結出 哦 這個報表數據裏面有哪些地方特別容易出問題的 有哪些地方是不合乎規律的 或者有哪些地方數據比例異常的 這些規律性的總結會幫你大大提高工作效率 所以還可以給自己每天多五分鐘進行梳理 歸納和總結 那麼我們可以怎麼樣 從這個五分鐘的時間裏面進行梳理總結 那同時我們前面講了將工作進行細分 目的就是爲了讓你從瑣事當中抽離出來 因爲有的時候你的時間被碎片化了 因爲就是瑣碎的事情好像能打亂你的時間 所以這個時候我們要學會從把自己從瑣事中抽離 那麼有這麼幾種小方法 大家可以試一下 我們其實剛纔沒有說到 首先就是整理你的辦公桌 你把你的辦公桌每天整理搞清楚 一些未完成事項放在一堆 已完成的放在一堆 有些問題拿捏不準的放在一堆 然後第二天你再進行相應的處理 會大大的簡化你的工作 另外養成寫工作日記的習慣 每天你做的哪些事情進度到哪裏了 有哪些完成了哪些沒有完成 還需要進一步的跟蹤的全部記錄在你的工作日記上 我們說寫工作日記是一個非常好的方法 因爲很多單位他會要你每天寫一個什麼工作總結 一個月叫你寫個月工作總結 一個季度叫你寫季度工作總結 半年工作總結和年度工作總結 那這些總結怎麼來 如果你養成了記日記的習慣 這個總結工作對你來講就輕而易舉了 你把每天的事情都這樣記錄 在這個記錄的過程當中 你發現你做事的時候遇到了哪些問題 你是怎麼處理的遺留了哪些問題 然後你又是怎麼解決的 然後你這個工作日記就會非常的豐富 也會非常的有層次感 這個就是源於你養成了記工作日記的習慣 給你帶來的好處 還有一個方法呢 就是那種便籤紙 就是我們市場上賣的那種小的便籤紙 我們可以利用那種小便籤紙 對於緊急的事情用便籤紙提示 這種尤其適用於那個領導臨時交代你工作的時候 你來不及在本上記了 那這個時候領導很緊急 說你趕緊幫我訂張機票 說我下午或者說我明天就要走 趕緊 因爲時間過了可能就訂不着了 那這個時候你就趕緊拿個便籤紙 這個事情記下來 標註一下 然後趕緊去做 做完之後便籤紙拿下來撕掉 或者就把它放在另外一個地方妥善保管 所以我們要學會用便籤紙記錄一些緊急的事情 同時第四個好用的辦法制定時間表 比如說有些事情可能需要有時間的限制 有的時候比如說你這個出納崗位 可能要報送一些統計的報表 報一些稅 那這個時間他都有明確的規定 這個時候如果你不去做一些記錄 很可能會忘掉 也不是故意的 有時候事情一多就忙亂了 所以這個時候你可以是吧 搞一個時間表 這個比如說統計報表 所以每個月幾號之前報送 那個稅每個月幾號之前報送 全部寫下來 一個事項 一個最遲時間 列出來之後貼在你辦公室醒目的位置上 這樣你每個月可以看那張表 可以知道你自己完成了哪些既定的事項 所以這四個小方法都是我們在實際當中 這個運用的比較好用的一些辦法 當然我們說這個職場的情況千變萬化 有的時候啊 我們上次一個同學問我這麼一個問題 就說如果有的時候你遇到一個從來沒有遇到的工作 怎麼辦 這個人呢 他呢還之前呢 從沒有第一次去公司 第一次去公司 就還沒幾天呢 正好碰到那個公司開會 碰到公司開會 然後他因爲他沒有去幾天啊 他叫他做會議記錄 這個領導突然就安排他做會議記錄 關鍵問題在於什麼 因爲他剛進這個公司 你想想看 你比如你剛進一家公司才幾天 那個人都沒認全乎呢 是吧 那個名字和人根本就對不上 你做會議記錄的時候就會存在 那這個人發言了 這發言的人是誰 你都不知道 那都對不上 你叫我去做記錄 我怎麼能夠記住 這滿屋子幾十個人 誰對誰呢 如果這個發言誰發言的要寫錯了 就會導致一些麻煩 這個時候那你要怎麼辦啊 這是你從來沒有遇到過的事情 對吧 這也很麻煩 後來我們說可以怎麼辦 他很聰明 他就這樣 他每個人發言的時候 他拿手機啪 把人拍下來 然後呢 那每個人不都那個位置不有個圖嗎 回去的時候呢 他把每個人的位置圖呢 畫一下 然後把每個人編號啊 比如說 第一個是三號發言 第二個是六號發言 然後他不是拍下來之後 每個人位置搞出來之後呢 再去找行政部問 哎 這個一號是誰 二號叫什麼名字 對吧 這樣一問 他就能非常快的理出來 每個人發言啊 發言人的這個姓名 職務啊 發言內容 這樣就不會什麼搞錯了 所以當你遇到一份從來沒有做過的工作的時候啊 要首先要思考啊 要怎麼去能夠完成 他可以藉助一些工具巧妙的啊 去運用 同時我們說哈 作爲一個職場新來說 有些時候啊 在遇到一些問題的時候 不要輕易的啊 給出一個答案 比如說老闆問你 哎 有就最很簡單一個問題 他可能大家都遇到過 說這個 哎 比如說新開的咖啡店怎麼樣 你因爲每個 有時候啊 這個領導問你一些問題的時候 可能是有些用意的啊 或者他是有一個預設答案的 那這個時候如果你回答的過於隨意 那可能會給他不好的感覺 所以要想一想 沉思一回 哈 然後再回答 哎 第一個啊 這咖啡店環境不錯哈 一定要梳理出來一個思路 第二個呢 那個價格又是什麼情況啊 第三個呢 他們家的一些什麼特色等等 那可能這個領導問你這個問題的時候 可能是他想招待一個客戶啊 哎 或者是哎 他一個朋友啊 去聊天喝茶 跟別的這個合作伙伴聊天喝茶 他想讓你知道 就給他提供這關於這個新開的咖啡店的信息 包括環境信息 價格信息 以及他的一些其他產品信息等等 所以你在這種問題來的時候 有很多新人如果不知道這一點 他可能就會說還不錯啊 你這個還不錯 對領導來說並沒有任何參考價值 對吧 所以在看似一個隨意的問題當中 你要去想 他爲什麼要問你這個問題 儘量的給他提供 他可以去參考決策的一些信息出來 這樣啊 你的問你的回答對他來說哈 纔是比較有效的和有用的 那麼同時我們要注意啊 對於職場新人來說 就會有些這個情緒 尤其是面對這個紛繁的工作的時候 你會滋生一些焦躁 緊張的情緒 那這個時候呀 其實啊 沒必要我們要學會一個什麼呢 就是適當的時候把這個小我給放下 你要站在一個全局呢 看待你自己 對吧 可能比如說這個領導或者這個工作 讓給你讓他給你帶來困擾 並不是因爲你沒做好啊 可能就是站在一個全局角度來看 有一各種原因 如果是事情本身 那你就不要過於糾結 那下次就把它做好 就做個更好就可以了 所以我們啊 就是需要在紛繁的工作當中 我們剛纔講了要進行事項的劃分 然後日常所謂的工作儘量規範化制度化 我們需要快捷的利用時間 然後這種重點工作一定要註明他的時間 那他的一些注意事項以及臨時交付的工作 你可以用一些小方法來去進行記錄 還有你遇到一些從來沒有做過的工作 要怎麼做 包括如何給領導提供一些有價值的信息等等 我相信通過這一節的學習 可能同學們就會對這種紛繁複雜的工作 就會有一個大致的概念 以後在面對這些問題的時候 會有一些什麼參考和思路 那麼我們下一節呢 就會講到 那這個對於實戰經驗很少的我們新人來說 如何最大程度修煉自己的實戰經驗 歡迎同學們繼續收聽下一節課