有效分解你的工作任務提高效率

好 下面我們再來看第四節 第四節 分解你的工作任務 我們很多學員朋友都喜歡吃蘋果 而且都喜歡選大蘋果來吃 但是當你選到大蘋果來吃的時候 你肯定會發現一個問題 這個蘋果太大了 我把這個蘋果拿在手上 我就轉着看 我這個第一口到底從哪啃下去呢 你可能還要轉兩圈 去找那個第一個下口的地方 那麼怎麼能夠讓這個大蘋果 變得更容易被吃掉呢 這個時候我們可能就用一個蘋果刀 把這個蘋果切成半 一半一半的來吃 那就更容易了 那這種如果我們把大蘋果 比喻爲一項複雜的工作的話 那麼用蘋果刀切蘋果的方式 就是將這項複雜工作 分解爲更爲簡單和細小工作的一種方式 因此我們的工作分解的本質 就是將不易管理的複雜工作 分解爲多個更便於管理的細小的工作 以化整爲零的形式 實現更爲有效的管理 我們分解的目的是爲了實現更爲有效的管理 那麼怎麼去將我們一個複雜的工作 分解爲更爲細小的單元呢 我們有一個工具和方法 叫做工作分解結構 它是工作分解的利器 叫WBS 什麼是WBS 那麼WBS它叫工作分解結構 是英文Work Breakdown Structure的字頭縮寫 翻譯過來它就是叫做工作分解結構 它是把項目或者某一項工作 某一項任務按照一定的原則自上而下 逐步分解爲更爲細小的單元 項目分解爲任務 任務分解成一項一項的工作 再把每一項工作分配到每個人的日常活動中 直到分解不下去爲止 也就是說項目分解爲任務 任務分解爲工作 工作分解爲活動 這個WBS是項目管理中的一個核心的工具 對於我們任何的通用管理也是非常有用的 那麼WBS它是以可交付成果爲導向的工作層級 這裏有兩個意思 一方面它是以可交付成果爲導向的 就是我們所有的分解都是爲了實現最終的可交付成果 另外一個WBS它是一個層級分解 因此它是有層次的 一層一層的進行分解的 分解每下降一個層次 就意味着對項目工作的更詳細定義 那麼分解每下降一個層次 就意味着對項目工作的更詳細定義 它指的是什麼呢 就是如果我們上面的分解單元是一個1的話 那麼你一定要有一個單元分解出至少兩個單元 才代表更詳細 這是一個單元 那麼我要分解 分解的話 至少出來兩個單元才比這個一個單元更加詳細 那麼你當然也可能分解爲三個四個五個都有可能 但是你至少要分出兩個 那麼兩個這個數量就比這個一個更詳細 所以它是從上一集向下一集所分解出來的單元的個數 至少是兩個 分解出來的所有活動的總和定義了項目的總範圍 什麼叫項目的總範圍啊 項目的總範圍就是爲了實現項目目標所需要做的所有工作的總和 叫項目的總範圍 如果我們把一個項目進行分解 分解完成之後 所有分解出來的活動加在一起 就構成了爲了實現項目目標所需要做的活動的總和 這個就是項目的總範圍 每個任務原則上分解到便於管理爲主 就是我們爲什麼要進行分解呢 就是因爲這項工作太大了 我們不太容易去管它 那麼我們什麼時候就不分解呢 就分解到我們認爲我們會管了 我們便於管理了 我們就不再分解了嘛 那麼如果你會管了你還去分 會造成一個什麼情況 過於繁瑣了 那個過於繁瑣了 工作包是工作分解結構 最底層的活動能夠可靠的估算和管理工作成本和活動持續時間 如果我們不再分解了 那麼不再分解的這個層次上的活動 我們就將它稱之爲工作包 那麼在這個層次上 由於它是最便於管理的那個層次 所以我們能夠比較可靠的去估算出來 爲了完成這個工作包中的活動 我們需要花多少人 多少資源 多少時間 這都會比較容易估算出來 那麼WBS是對所交付的內容提供一個結構化的圖示 那麼WBS有很多畫法 有三種 但一般我們比較常見的 最常用的就是這種叫做豎狀圖 豎狀圖WBS 豎狀圖 可能再往底下分都可能 那麼還有大綱式的還有表格式 我們主要看一下這個豎狀圖WBS 那我們來舉一個例子 這是一個項目 拿到一個項目太大 我們不知道該怎麼做 那麼把這個項目分解爲三項任務來做 那麼三項任務呢 其中呢 任務1.1 又太大 我不知道怎麼做 那這個時候我就把任務1.1分解爲三項工作來做 工作1.1.1 1.1.2和1.1.3 而任務1.2 我也覺得大 那麼這時候把任務1.2分解爲工作1.2.1 工作1.2.2來做 而任務1.3 我會做 那這個時候我就不用分解它了 那麼當把任務1.2分解爲兩項工作了之後 我會做 那麼這個時候我就停止分解 不再分解了 而將任務1.1進行分解爲三項工作之後 其中呢 呃 工作1.1.1 1.1.2 我會做了 那我就不再分解了 那這個時候呢 我只把這個工作1.1.3進行分解 因爲這項工作我覺得還是有點複雜 不太會做 那這個時候就把工作1.1.3分解爲活動1.1.3.1 1.1.3.2 1.1.3.3 三項活動來做 那麼其中活動1.1.3.2和1.1.3.3 我已經會做了 這個時候就不用分解了 而活動1.1.3.1還是有點複雜 我就繼續分解爲兩項更細小的活動 1.1.3.1.1和1.1.3.1.2 那這個時候呢 我就不再分解了 好 我所有的工作都已經分解完了 我都會做了 那麼爲了實現這個項目目標 我需要把哪些分解出來的活動都完成了 就可以實現了呢 那麼我們所做的那些工作就是分解出來的工作包 哪些是工作包 它是工作包 工作包就是那些處於工作分解結構最底層 而不再繼續分解的活動 只要你看這些活動不再去分解 它就是工作包 它沒有分解 它也是工作包 它沒有分解 它是工作包 它沒有分解 它是工作包 它沒有分解 還有它沒有分解 爲什麼它不是因爲它向下分解了 它向下分解了 它也不是因爲它向下分解了 所以現在爲了實現這個項目的目標 我們只要把分解出來的這些活動 這些工作包的活動都做了 這個工作目標就實現了 那麼工作包是工作分解結構最底層的結構 但是並不意味着工作包一定是處於 工作分解結構中的最底層級 工作包有可能是落在比如第二級上 你看這個工作包是落在第二級上 而這幾個工作包是落在第三級上 這幾個工作包是落在第四級上 它只要不再分解 它不再分解是在哪個層級 那麼它就是第幾層級的工作包 但是它依然是工作包 即使它是在高層級上 如果它不再分解 它依然是工作包 因此工作包就是不再分解的時候的那個活動 叫工作包 我們再來看一個車庫的建設項目 這個車庫建設項目它分爲兩個子項目 一個是車庫的庫體建設 一個是場地建設 那麼這是庫體建設 包括材料、牆體、屋頂、公共設施 我們以這個場地建設爲例來分解 場地建設分解爲環境和車道建設 那麼再以車道建設爲例再分解 它分解爲材料、砂石路面和水泥路面 然後材料又分解爲採購清單和採購材料 砂石路面又分爲路基的清理、平整和碾壓 而水泥路面分解爲路基、清理、平整、碾壓和拋光 那麼這些都是最底層的結構 如果你把路基進行清理了、平整了、碾壓了、拋光了 那麼你這個水泥路面的工作就準備好了 路基進行了清理、平整和碾壓 你砂石路面的工作就做好了 你的列出了採購清單按到採購清單採購 那麼你材料的部分就做好了 你當你材料、砂石路面、水泥路面做好 那麼你車道建設部分就做好了 它就是一層層往上翻 一層層直到達到最終的可交付成果 那麼怎麼去創建一個WBS 它有五步 第一個我們需要是識別和分析可交付成果及相關工作 你要看看你這項工作最終的結果是什麼 爲了獲得這個結果的話它需要做哪些工作 把這些識別出來 那麼第二個就是確定WBS的結構和編排方法 就是我按照一種什麼樣的邏輯來對這個項目或這個工作進行分解 第三就是我們自上而下逐層細化分解 從上至下一層一層的往下分 第四直到滿足管理需要爲止停止分解 不往下分解 我只要分解到了我認爲我會管了 我就不用再分解了 否則就分解的過於繁瑣了 然後最後我們如果不再分解了 我們最後回過頭來覈實工作分解的程度是必要且充分的 我不再分解了 我回來還要檢查一下 看一看我的分解出來的這些活動是不是必要的 是不是充分的 所謂的必要的 我分解出來的這些活動 是不是都對我實現最終的可交不成果都有貢獻的 你不要把一個跟它沒有關係的塞進去 一個沒有關係的活動 其實它對於我們最終的可交不成果的實現沒有貢獻 那要把這種非必要的活動排除 要檢查它所有的活動是不是都是必要的 在這個基礎上進一步檢查 是不是充分的 是不是把所有應該做的工作都找出來了 有的時候可能把一些該做的工作給忘記了 露相 那麼如果露相了 它會影響到我們項目目標的實現 那麼WBS分解的時候 它有它的分解所遵循的原則 我們有一個叫做百分之百的規則 百分之百的規則是指每個層次應完全細分前面的層次 完全細分前面的層次 就意味着你在分解的時候不要露相 該分的都要分出來 第二個每一項工作應有明確的負責人 我們將一項複雜的工作分解爲許多細小的活動之後 那麼一定要保證每一項細小的活動 有具體的人對它的結果負責 第三個一個工作包只能對應一個可交不成 如果你發現你這個所謂的工作包裏有兩個可交不成果 那說明你還沒有分解完全還需要繼續分 一個工作包只能對應一個可交不成 好下面我們再來看一看 WBS是按照一種什麼樣的邏輯 對一個項目或者一項任務進行分解的呢 那首先看一看 按照實施過程來分解的例子 我們可以按照工作或者項目的實施過程來對其進行分解 所謂的實施過程就是你第一步怎麼做 第二步怎麼做 第三步怎麼做 第四步怎麼做 按照這個邏輯來分解 拿一個會議組織的項目爲例 那麼按照項目的實施過程來分解 它就是你第一步就是擬定一個會議的方案 第二步你就需要準備會議的場地 第三步就是擬定會議的通知 第四步下發會議通知 第五步確定參會人員的名單 第六步你就是要召開會議 那麼這是按照一個項目實施的過程來 那麼還有是按照主要可交付成果這個邏輯來進行分解 那比如說我們做一頓晚宴 按照主要可交付成果這樣的邏輯來分解 那麼我們可以把這一頓晚宴的主要可交付成果分解爲 主食 酒水 甜品 湯 涼菜 熱菜 那麼這些都是做一頓晚宴最終的主要的可交付成果 當我們把這些可交付成果分別準備好了以後 那麼你這一頓晚宴就做好了 那麼這是按照主要的可交付成果來分解 我們還可以按照子項目的形式來分解 你比如說讓你去做奧運會項目的項目經理 你可能立刻頭就大了 因爲這個項目太複雜了 那這個時候我們要把奧運會的這個項目 分解爲各個更小的子項目來進行管理就相對容易了 那這個時候你可以把它分解爲 我們的比賽場館的建設項目 新聞媒體的管理項目 開閉幕式的組織項目 賽事的推廣項目 賽事的安保項目 賽事的管理項目 甚至是其他的包括志願者管理項目等等 這些子項目來進行管理就相對容易了 這就是按子項目來進行分解 那麼我們還可以按照產品和功能 來對一個項目或者一項任務進行分解 你比如說我們在組織內部去設計一個 培訓課程的體系 這是一個項目 那麼如果按照它的產品和功能來分 就是你這個培訓課程的體系裏 可能就包括公開課 外部專業的會議 內部的學習分享 微課 e-learning 還有企業內訓 而這些都是屬於你這個課程體系中的 不同功能的課程 我們還可以按照產品的物理結構 來對其進行分解 比如說我們去建造一輛自行車 我們可以把這輛自行車分解爲不同的部分 來單獨的去製作 然後最後組裝起來 自行車的框架部分 自行車的傳動系統的部分 自行車的剎車系統的部分 自行車的車輪的部分 還有它的驅頂部分 將這些不同的物理的部分 分別建造之後組裝起來就是自行車 那麼這就是按照產品的物理結構 來分解的方式 那麼還有就是我們可以按照項目的地域的分佈 來進行分解 比如說我們一個組織內部的新產品的推廣項目 我們按照地域可以把它們封爲 華東的項目 西北的項目 西南的項目 華南的項目 華東的項目等等 我們還可以按照部門和職能 來對我們的工作進行分解 比如說我們組織內部正在實施的項目 它肯定有研發類的項目 人力資源類的項目 財務類的項目 營銷類的項目 銷售類的項目 那這些就是按照部門 按照職能來進行分解的方式