Dates et heures sur Excel : #01 Les 3 notions fondamentales

Bonjour et bienvenue sur ExcelFormation.fr, votre formateur Excel de référence. Dans ce tutoriel, nous allons voir comment utiliser les dates et les heures avec Excel. Vous êtes en effet nombreux à vous interroger sur le fonctionnement des dates dans le tableur et je répondrai à l'ensemble de vos interrogations dans cette série d'articles. Alors n'hésitez pas à me poser toutes vos questions dans l'espace des commentaires. Pour commencer, dans ce premier article, nous allons aborder les bases du traitement des dates par Excel au travers des trois notions fondamentales à maîtriser pour pouvoir utiliser les dates et les heures au sein d'Excel. Par la suite, nous aborderons l'utilisation des formatages et des formules dans les articles suivants. Vous trouverez très régulièrement de nouvelles vidéos sur la chaîne, alors pensez à vous abonner pour ne manquer aucune astuce et devenir rapidement un pro d'Excel. Comme d'habitude, le support de secours est disponible dans la description de la vidéo. Avant d'être en mesure de pouvoir utiliser et traiter les dates correctement avec Excel, il est important de comprendre comment celles-ci sont traitées par notre tableur préféré. En réalité, il n'y a que trois notions fondamentales à comprendre, mais il est impératif de les maîtriser sur le bout des doigts afin de pouvoir utiliser les dates sans avoir à se poser de questions. La première notion importante à bien comprendre, c'est qu'une date est en réalité un nombre. Et oui, pour s'en rendre compte, il suffit de saisir une date dans une cellule, par exemple le 1er janvier 2019, de valider, puis nous allons maintenant appliquer sur cette cellule un formatage de type numérique, par exemple un nombre. Et là, nous pouvons constater qu'Excel a modifié la date et nous affiche à la place un nombre qui est 43 466. Seulement, lorsqu'Excel comprend que la saisie correspond à une date, il lui applique alors automatiquement le format voulu, et donc il s'agit d'une chose que nous pouvons simplement forcer en réappliquant un formatage de type date. Une fois que nous avons bien compris cette notion, les dates ne sont plus qu'un jeu d'enfant. En effet, les deux autres notions que nous allons voir à présent découlent directement de ce premier constat. Maintenant, comme nous venons de le voir, une date est en réalité un nombre, et une seule unité de ce nombre correspond à une journée. En d'autres termes, si comme nous venons de le voir, 43 466 correspond au 1er janvier 2019, alors si nous rajoutons 1, donc 43 467 va alors correspondre au 2 janvier de la même année. Donc nous saisissons 43 467, nous sélectionnons cette cellule afin de lui appliquer un formatage de type date, et donc Excel nous affiche bien 2 janvier 2019. Nous pouvons déduire de cela que si une unité correspond à une journée, alors une unité correspond également à 24 heures. En partant de ce constat, nous allons pouvoir utiliser les heures tout aussi simplement. En effet, si 1 est égal à 24 heures, alors 05 est égal à 12 heures. Et donc 43 467,5 correspond toujours à la date, donc au 2 janvier 2019, mais en plus cela correspond à midi pile. Donc 43 467,5, nous validons, et cette fois-ci nous allons vouloir afficher les heures. Donc nous allons dans le format de cellules, pour aller plus vite nous allons aller directement dans personnaliser, et nous allons saisir HHMM, c'est-à-dire que nous souhaitons afficher les heures sur 2 unités, et pareil pour les minutes. Nous validons, et donc Excel nous affiche bien midi. Si nous souhaitons afficher la date juste devant, il suffit de revenir dans le formatage des cellules, personnaliser, et donc nous allons afficher le jour sur 2 caractères, le mois sur 2 caractères, l'année sur 4 caractères, et donc espace et l'heure. Et lorsque nous validons, Excel nous affiche maintenant la date, puis l'heure. Donc pour résumer, lorsque nous saisissons une date dans Excel, celui-ci l'a convertie en un nombre, qui peut être soit un nombre entier, dans ce cas nous n'aurons que la date de stocker, mais qui peut également être un nombre décimal. Dans ce cas, la partie à gauche de la virgule correspond à la date, tandis que la partie située juste à droite correspond à l'heure. Cette heure qui est exprimée sur la base de 24 heures, qui va donc être à multiplier par 24. Pour exprimer l'heure avec un petit peu plus de précision, nous avons vu que midi se note 0,5. Donc si nous souhaitons afficher un détail à la minute, il va convenir de diviser les minutes par 24 fois 60, soit 1440. Ainsi, si nous souhaitons afficher par exemple midi 22, cela va correspondre à 12 pour les heures que nous allons diviser par 24, auxquelles nous allons maintenant ajouter les minutes, c'est-à-dire 22 divisé par 1440. Excel nous affiche un nombre avec un certain nombre de chiffres derrière la virgule. Ce qui va nous intéresser ici, c'est de l'avoir sous la forme d'une heure. Nous allons venir saisir notre format, HHMM, et nous retrouverons bien midi 22. Pour rappel, 1440 correspond à 24 que l'on multiplie par 60, car il y a 60 minutes dans chaque heure. Si nous souhaitons encore étendre la précision, nous allons maintenant pouvoir afficher par exemple des secondes. Donc midi 22 plus 38 secondes, par exemple, est égal à 12 divisé par 24, plus 22 divisé par 1440, donc 24 fois 60, plus 38 divisé cette fois-ci par 24, car il y a 24 heures dans une journée, que l'on multiplie par 60, car il y a 60 minutes dans une heure, que nous multiplions à nouveau par 60, car il y a 60 secondes dans une minute. Et si nous affichons maintenant les secondes, en rajoutant dans notre format de cellule 2.ss pour avoir les secondes sur deux caractères, Excel nous affiche bien midi 22 et 38 secondes. Si nous récapitulons, nous venons de voir qu'une date et une heure par la même occasion est stockée par Excel comme un nombre, que dans ce nombre, une unité supplémentaire correspond à une journée supplémentaire. Maintenant, ce qui va nous intéresser, c'est de savoir comment calculer une date. Pour cela, nous avons besoin de connaître le point de départ. Si nous saisissons par exemple ici, à la place de notre date, le chiffre 0, Excel nous informe que le chiffre 0 correspond au 0 janvier 1900. Évidemment, il s'agit d'une date inexistante. Le véritable point de départ du calendrier d'Excel va donc être le 1. Si nous validons, cette fois-ci, la date est le 1er janvier 1900. Nous pouvons donc en déduire que le point de départ de ce nombre est cette date, le 1er janvier 1900, et qu'il suffit d'ajouter le nombre de jours écoulés depuis cette date pour obtenir la date que nous souhaitons afficher. Et donc, nous pouvons en déduire qu'il s'est écoulé 43 467 jours entre le 1er janvier 1900 et le 2 janvier 2019 que nous avons obtenu ici. Je vous laisse compter si cela vous en dit, et n'hésitez pas à me confirmer dans les commentaires qu'il y a bien 43 467 jours. Et enfin, la dernière déduction que nous allons pouvoir ressortir de ce constat, c'est qu'une date ne pourra jamais être négative. Nous avons vu que le 0 nous affiche une date impossible, et si en prime nous affichons une date négative, par exemple, moins 5, alors le résultat sera systématiquement le même, et Excel nous affichera une série de dièses. Et si nous passons le curseur dessus, Excel nous informe que cette série de dièses est liée au fait qu'une date et une heure négatives ou trop longues ne peuvent pas être traitées par le tableur. Voilà, donc nous avons vu les trois notions importantes. Pour rappel, une date est un nombre, une unité de ce nombre correspond à une journée, et le point de départ, donc le nombre 1, correspond au 1er janvier 1900. A partir de cela, nous allons maintenant pouvoir effectuer quelques calculs très simples sur les dates. Donc, par exemple, nous allons vouloir calculer le nombre de jours écoulés entre deux dates. Pour cela, nous allons avoir une date début, qui va être par exemple le 1er janvier 2019, une date de fin, qui cette fois-ci va être le 20 janvier 2019, et nous allons vouloir connaître le nombre de jours écoulés entre ces deux dates. Pour cela, il va suffire d'effectuer une soustraction, en partant de la date de fin, sur laquelle nous retirons la date de début. De cette manière, Excel nous informe qu'il y a 19 jours. Alors attention, nous comptons ici le nombre de jours qui séparent les deux dates. Pour calculer le nombre de jours s'étalant entre ces deux dates, il va donc falloir ajouter 1. Si nous comptons le nombre de jours entre ces deux dates incluses, alors il y a 20 jours. Suivant la même logique, nous allons maintenant pouvoir calculer le temps en heures entre deux dates. Nous avons une date de début, qui sera par exemple midi, puis une date de fin, qui cette fois-ci sera 18 heures. Pour calculer le temps entre ces deux horaires, il suffit d'effectuer la même soustraction, l'heure de fin moins l'heure de début. Ici, Excel nous retourne 0.25, qui pour rappel est sur la base de 24 heures, donc une unité, une journée. Si nous souhaitons connaître ce que cela représente en termes d'heures, il suffit de multiplier le résultat obtenu par 24. Nous avons 6 heures entre midi et 18 heures. Si nous ne souhaitons pas effectuer cette multiplication et que nous souhaitons récupérer l'heure sous un format de type horaire, il suffit d'aller dans le formatage de cellules, et maintenant nous y sommes habitués à récupérer HHMM. Il y a donc effectivement 6 heures entre midi et 18 heures. À présent, supposons que nous partions de notre date de début que nous avions dans l'exemple juste avant, et que nous souhaitons ajouter 10 jours. Dans ce cas, il suffit d'effectuer une simple addition de la date de départ, auquel nous ajoutons fin, pour 20 unités, et donc pour 20 jours. Et maintenant, si nous souhaitons insérer la date directement dans la formule, si nous saisissons le 1er janvier 2019, alors cela va nous insérer un mauvais résultat. Si nous rajoutons 20 jours au 1er janvier 2019, le résultat ne peut pas être le 1er janvier 1900. Cela vient du fait que si nous regardons la barre des formules, Excel a interprété cela comme une division. Donc 1 divisé par 1 divisé par 1900, ce qui donne un résultat qui est proche de 0. Pour utiliser une date dans une formule, il faut saisir celle-ci, entre guillemets. Donc 1er janvier 2019 plus 20 égale 21 janvier 2019. Et voilà, comme d'habitude, vous pouvez télécharger le support de ce cours en suivant le lien que vous trouverez dans la description de la vidéo. Si la vidéo vous a plu, n'oubliez pas de la liker et de la partager, et vous pouvez également me laisser vos impressions dans l'espace des commentaires. Évidemment, si ce n'est pas encore fait, abonnez-vous à la chaîne pour ne manquer aucune astuce.