Votre Excel est lent ? Découvrez L'ASTUCE qui va tout changer !

si vos fichiers Excel deviennent lents ou si leur taille semble exagérément élevé le tutoriel que nous allons découvrir dans cette vidéo est fait pour vous en effet ensemble nous allons explorer les différentes techniques qui permettent d'identifier et de corriger les problèmes qu'ils soient liés à des cellules inutilisées ou à des formules mal conçues ou encore à des métadonnées excessives non seulement nous allons apprendre dans cette vidéo à corriger ces problèmes mais nous découvrirons également des fonctionnalités puissantes d'Excel qui permettent d'automatiser ses opérations et donc à la fin de cette vidéo vous aurez toutes les clés qui vont vous permettre de rendre vos fichiers Excel rapide et efficace alors vous trouverez très régulièrement de nouvelles vidéos sur la chaîne alors pensez à vous abonner et surtout à activer la clochette de notification afin d'être sûr de ne manquer aucune astuce et de devenir rapidement un pro [Musique] d'Excel alors rapidement avant de commencer à découvrir comment accélérer vos fichiers excel je vous rappelle que vous pouvez bénéficier pour encore quelques jours de l'offre de lancement le planificateur qui vous permettra de bénéficier d'une remise exceptionnelle et même de l'obtenir gratuitement si vous avez déjà eu l'occasion de commander un produit sur excelformation.fr au cours de l'année 2024 le planificateur est l'outil idéal pour organiser vos différentes tâches tout au long de l'année avec une application Excel pensée pour simplifier votre vie et organiser votre travail en toute efficacité et donc maintenant revenons à la vidéo pour accélérer vos fichiers Excel donc pour illustrer ce tutoriel nous avons actuellement à l'écran un tout petit tableau excel qui contient quelques lignes et quelques colonnes mais si jamais nous sommes amenés à effectuer un calcul nous allons pouvoir constater que celui-ci n'est pas très réactif et que le déplacement comme vous pouvez le voir ici des cellules n'est pas immédiat et nécessite quelques millièmes de secondes ce qui n'est pas forcément énorme mais qui mis bout à bout pourra quand même être assez lourd d'autant plus que si nous regardons la taille du fichier nous voyons que celui-ci fait plus de 118 m alors qu'il s'agit uniquement d'un fichier avec un tableau très léger il s'agit ici en effet de la première source de ralentissement que nous allons découvrir dans cette vidéo ralentissement causé par des cellules inutilisées qui malgré tout contiennent un format comme nous pouvons le voir actuellement à l'écran tanttici bien qu'elle continue de consommer inutilement des ressources et pour vérifier très rapidement si un formatage inutile existe sur une feuille de calcul il suffit d'appuyer sur les touches contrôle et fin afin qu'Excel sélectionne automatiquement la dernière cellule utilisé sur la feuille de calcul or ici nous voyons qu'il s'agit de la dernière cellule possible c'est-à-dire la cellule AP 148576 en d'autres termes toutes les cellules de la feuille de calcul sont ici utilisées Excel a donc en mémoire des dizaines et des dizaines de millions de cellules qui seront monopolisées pour chacune des opérations nous allons donc pouvoir nettoyer rapidement le classeur en nous plaçant par exemple sur la première cellule située en dessous de notre tableau puis nous allons sélectionner toutes les cellules situées juste en dessous en appuyant sur contrôle majuscule et la flèche du bas puis nous allons appuyer sur majuscule et espace afin de sélectionner les lignes entières cela va donc maintenant nous permettre de soit supprimer le format des cellules en nous rendant dans l'onglet Accueil effacer puis en choisissant effacer le format ou alors effacer tout Excel va donc mettre à jour les cellules utilisées et donc le classeur va tout de suite être beaucoup plus léger mais avant d'aller vérifier le nouveau poids de notre classeur nous allons faire de même pour supprimer toutes les cellules situées sur la droite du tableau pour cela nous nous plaçons sur la première cellule située sur la droite du tableau nous appuyons maintenant sur contrôle majuscule et la flèche de droite puis sur contrôle et espace pour sélectionner toutes les cellules situées à droite du tableau pour aller encore plus vite que ce que nous avons vu juste avant nous allons maintenant appuyer sur contrôle et moins afin de supprimer directement toutes les cellules ici étant donné qu'un grand nombre de cellules a été sélectionné Excel nous affiche un message pour me dire que cette opération peut demander un certain temps comme vous avez pu constater ici cela a été assez rapide maintenant nous allons enregistrer le classeur en appuyant en haut sur la disquette ou en utilisant le raccourci clavier contrôl S et donc maintenant si nous appuyons sur contrôle et fin Excel va sélectionner la dernière cellule usée il s'agit ici de la dernière cellule de notre tableau si nous allons regarder maintenant la taille occupée par notre classeur nous voyons que celui-ci ne fait plus que 11 kg ce qui n'a donc rien à voir avec le le tableau tel que nous l'avions avant et qui va donc nous permettre de l'utiliser beaucoup plus rapidement à présent nous allons lancer le deuxième exemple que nous avons ici qui est toujours un fichier excel qui comme vous pouvez le voir fait plus de 118 m lui aussi alors que si nous allons voir le contenu de ce fichier nous pouvons constater donc que dans ce fichier nous avons le même tableau que celui que juste avant et si nous appuyons sur contrôle et fin c'est bien la dernière cellule de notre tableau qui est sélectionnée pose alors la question de savoir pourquoi ce fichier et aussi lourd et la réponse va se trouver dans le nom de l'onglet actuellement sélectionné ici feuille 2 nous pouvons donc en conclure que le fichier sur lequel nous travaillons contient une ou plusieurs feuilles de calcul qui sont inutilisées que nous ne voyons pas directement car celles-ci sont masquées donc bien que la feuille de calcul de travail est très légère ce sont des cellules qui ne sont pas affichées directement ni même utilisées qui allourdissent le contenu du classeur pour afficher des cellules masquées nous nous plaçons sur l'onglet de la feuille de calcul nous effectuons un clic droit donc ici étant donné que le classeur est très lourd cela va demander un certain temps et nous appuyons sur Afficher afin de retrouver la liste des feuilles de calcul masqué à l'intérieur du classeur ici nous sélectionnons la feuille une et nous cliquons sur OK pour pouvoir l'afficher une fois que cette feuille est visible nous allons malgré tout devoir prendre le temps de contrôler son contenu afin de nous demander si effectivement ces cellules ne sont plus nécessaires par exemple nous pouvons nous poser la question de savoir si la feuille contient des données importantes ou des formules actives dont les valeurs sont utilisées dans d'autres feuilles de calcul si la feuille de calcul est obsolète ou rarement consulté donc comme c'est le cas ici nous allons maintenant pouvoir la supprimer pour cela nous effectuons un clic droit sur l'onglet et nous cliquons tout simplement sur Supprimer afin donc de la retirer du classeur et de revenir sur la feuille de calcul que nous avions tout à l'heure qui maintenant est beaucoup plus légère comme tout à l'heure nous allons enregistrer le classeur et revenir donc au niveau de l'explorateur pour constater que maintenant cette seconde feuille de calcul fait elle aussi uniquement 11 kg comme je vous l'expliqué attention car si Excel nous affiche une fenêtre de validation au moment de la suppression c'est que si nous supprimons une feuille de calcul cette suppression est définitive si après coup nous réalisons que la feuille pouvait éventuellement être importante la seule solution pour récupérer les données serait de fermer le fichier sans enregistrer les modification afin de retrouver le classeur tel qu'il était avant la suppression de la feuille il est donc préférable de sauvegarder une copie du classeur avant toute suppression surtout si nous ne sommes pas certains de l'utilité des feuilles de calcul voilà donc maintenant je vous propose de découvrir le troisième exemple ici vous pouvez voir que celui-ci fait 12 kg les deux exemples que nous venons de voir juste avant don rien à voir avec la problématique à laquelle nous allons être confrontés ici ici donc le classeur élan car les formules utilisées sont mal définies il s'agit ici de l'exemple plus courant que nous pourrions rencontrer en sachant que lorsque nous parlons de cellules mal définies nous nous entendons que les formules utilisées dans le classeur sont appliquées sur des plages de données bien plus grandes que nécessaire cela peut sembler anodin mais c'estes mauvaises pratiqu ont un impact significatif sur les performances notamment lorsque le fichier contient un grand nombre de formules ou de feuilles pour nous en rendre compte il nous suffit de cliquer sur la feuille de calcul pour voir que ici sur le relevé de note nous avons donc les moyennes de chacun des élèves et la formule que nous avons ici va permettre de déterminer le rang de l'élève en fonction de sa moyenne SAU que ici notre relevé de note s'arrête au niveau de la ligne 44 or le calcul est basé sur l'intégralité des cellules de la colonne B à partir de la cellule B9 jusqu'en bas de la feuille de calcul cela suppose donc d'effectuer un calcul sur plus d'un million de cellules calcule qui est répété donc le nombre de lignes qui correspond à notre table et donc c'est justement ce qui va alourdir notre tableau pour éviter ce problème c'est très simple il suffit de réduire la référence des cellulisé uniquement aux cellules du tableau c'est-à-dire comme nous venons de le voir de la cellule B9 jusqu'à la cellule B44 ensuite donc nous allons pouvoir dupliquer la formule pour accélérer de manière instantanée les traitements sur notre feuille de calcul donc comme vous pouvez le constater en suivant les trois méthodes que nous venons de voir nous allons pouvoir alléger considérablement nos fichiers Excel et donc par conséquence d'améliorer la vitesse de calcul en effet n'oublions pas que à chaque fois qu'une formule est recalculée Excel parcours toute la plage définie ce qui peut vite devenir devenir problématique lorsque plusieurs centaines de formules sont concernées adopter des plages précises et donc une étape simple mais cruciale qui va permettre d'optimiser nos classeurs pour finir je vous propose de découvrir comment laisser Excel se charger d'optimiser automatiquement les performances de vos classeurs Excel en effet vous l'aurez peut-être constaté depuis le début de cette vidéo lorsque nous ouvrons un classeur etexcel constate que effectivement il peut y avoir matière à optimiser la manière dont celui-ci est organisé il nous affiche un petit bandeau en afin de nous informer que ici 99 % du classeur a une mise en forme et des métadonnées inutilisées qui vont réduire les performances du classeur ce bandeau est disponible si nous utilisons Excel 365 il s'agit de la fonctionnalité optimiser le classeur qui peut considérablement simplifier le travail d'optimisation de nos fichiers cette fonctionnalité va en effet nous permettre d'identifier et de corriger automatiquement les problèmes qui alourdissent le classeur afin de gagner du temps et d'améliorer les performances globales de nos fichier pour utiliser cette fonctionnalité nous allons donc cliquer sur vérifier les performances Excel va lancer un audit de notre feuille de calcul et ici il va nous informer que sur les 45 millions de cellules utilisées pratiquement l'intégralité de celle-ci vont pouvoir être optimisé dans le fichier pour gagner du temps pour cela il va maintenant nous suffire de cliquer sur le bouton Tout optimisé pour qu'Excel effectue l'ensemble des opérations que nous avons mis en place tout à l'heure et que de manière très rapide notre classeur devienne beaucoup plus léger et beaucoup plus agréable à utiliser alors évidemment il faut savoir que en complément de cette fonctionnalité quelques astuces supplémentaires peuvent aider à optimiser davantage nos classeurs par exemple si notre fichier contient des images nous pouvons utiliser l'option compresser les images disponible dans l'onglet Format ce qui va permettre de réduire considérablement la taille des images utilisées afin d'alléger encore une fois l'occupation du classeur au sein de la mémoire de votre ordinateur et donc d'accélérer l'ensemble des traitements nous pouvons également supprimer les tableaux croisés dynamiquisé qui consomment eux aussi beaucoup de ressources ou encore archiver les données anciennes dans un autre fichier ce qui va permettre d'alléger le classeur principal ce qui sera par exemple le cas si vous êtes amené à effectuer des analyses annuelles sur de grandes données vous pouvez allouer un fichier par année avec éventuellement un autre fichier qui va permettre de faire la synthèse de l'évolution année par année et voilà donc pour rappel avant de nous quitter si vous voulez planifier vos journées de manière optimal sur Excel il vous suffit de suivre la description de cette vidéo afin de retrouver l'offre exceptionnelle de lancement de le planificateur qui vous offre un outil clé en main dédié à la planification de vos différentes tâches donc comme d'habitude vous pouvez télécharger le support de secours en suivant le lien que vous trouverez dans la description de la vidéo si la vidéo vous a plu n'oubliez pas de la liker et de la partager à vos collègues et amis sur l'ensemble de vos réseaux sociaux et vous pouvez également me laisser vos impressions dans l'espace des commentaires je lirai chacun d'entre eux et y répondrai avec plaisir évidemment si ce n'est pas encore encore fait abonnez-vous à la chaîne pour ne manquer aucune astuce c'est également très important pour m'aider à gagner en visibilité afin de pouvoir développer la chaîne et continuer de vous proposer des tas de nouvelles vidéos merci d'avoir suivi cette vidéo et à très bientôt pour un prochain tuto