Comment convertir un fichier Excel en PDF - Excel2pdf

Bonjour à tous, c'est Alex d'excel-formation.fr et dans cette vidéo nous allons voir comment faire pour partager simplement des données que nous avons dans un fichier Excel sous la forme d'un fichier PDF. Par exemple ici nous avons un onglet que nous avons récupéré d'un précédent tutoriel dans lequel nous avions vu comment évaluer pas à pas les formules sur Excel et nous allons voir comment faire pour que très rapidement celui-ci soit converti sous la forme d'un PDF que nous allons pouvoir partager tout en conservant la mise en forme du fichier. Vous trouverez très régulièrement de nouvelles vidéos sur la chaîne alors pensez à vous abonner et surtout à activer la clochette de notifications afin d'être sûr de ne manquer aucune astuce et de devenir rapidement un pro d'Excel. Pour bien comprendre l'intérêt de convertir un fichier Excel en un fichier PDF il faut préalablement comprendre à quoi correspond un fichier PDF. Wikipédia définit le langage PDF comme un langage de description de pages qui est devenu une norme ISO en 2008. L'encyclopédie en ligne ajoute également que la spécificité du PDF est de préserver la mise en page d'un document donc avec les polices de caractère, les images, les objets, etc. telle qu'elle a été définie par son auteur et cela quel que soit le logiciel, le système d'exploitation et l'ordinateur utilisé pour l'imprimer ou le visualiser. Donc en d'autres termes, et sous ces termes un petit peu compliqués un fichier PDF est en quelque sorte une image du fichier que l'on souhaite diffuser c'est-à-dire que peu importe le support sur lequel ce fichier sera lu celui-ci sera toujours présenté exactement de la même manière y compris sur un poste de travail qui ne disposerait pas des versions d'Excel installées. Un fichier PDF peut ainsi être consulté sur de nombreux types de supports tels qu'un ordinateur, une tablette numérique, un smartphone, etc. Et donc pour arriver à ce résultat toutes les informations sont directement intégrées dans le fichier lui-même dans lequel nous allons donc retrouver par exemple les polices de caractère les images, les objets, les tableaux, etc. Et donc d'une manière générale, un fichier PDF a vocation à être consulté mais il est également possible d'inclure des zones de saisie qui vont permettre de rentrer les informations qui pourront ensuite être enregistrées directement dans le fichier. Dans ce cas-là, nous parlerons alors de formulaire PDF. En outre, un PDF peut permettre dans certains cas un gain de place non négligeable sur le disque dur les ressources principales pouvant en effet être compressées. Alors maintenant que nous avons fait le tour du format PDF voyons comment convertir une feuille de calcul sous ce type de format. Tout d'abord, ce qu'il faut savoir c'est qu'un fichier PDF extrait d'une feuille de calcul Excel va correspondre par défaut à une édition de cette feuille. En effet, nous avons vu que nous pouvons comparer le format PDF à une image et donc sachant cela, nous pouvons en déduire que le rendu final du PDF va dépendre directement de la mise en page des éditions définies dans le fichier Excel. Alors pour commencer, nous allons nous rendre dans la fenêtre d'aperçu avant édition afin de voir à quoi va ressembler le futur PDF. Pour cela, plusieurs possibilités s'offrent à nous. Soit nous utilisons directement l'icône présente dans la barre d'outils d'accès rapide qui se trouve ici soit nous allons dans fichier puis nous choisissons imprimer. Et de cette manière, Excel va nous présenter l'aperçu avant édition de notre feuille de calcul et dans laquelle nous allons pouvoir personnaliser à la fois l'édition lorsque nous allons vouloir le sortir sur une imprimante, donc pour l'avoir sur papier soit lorsque nous allons vouloir générer le PDF qui sera donc un fichier. Et donc depuis cette page, nous allons pouvoir simplement personnaliser le PDF en modifiant son orientation en définissant par exemple une orientation en portrait telle que nous l'avons ici soit une orientation en paysage. Nous allons ensuite pouvoir modifier la taille des marges qui se trouve en haut, en bas ainsi que sur les côtés et éventuellement mettre une mise à l'échelle afin de personnaliser par exemple que notre feuille doit correspondre pile à une page. C'est ce que nous allons faire ici ce qui nous permet de constater que notre feuille de calcul qui était auparavant affichée sur deux pages est désormais affichée sur une seule page. En revanche, nous pouvons voir ici la partie située sur la droite du document sur laquelle aucune information n'est affichée. La conséquence étant que du coup ce qui est affiché avec du contenu est affiché dans une taille bien plus réduite. Nous pouvons donc tout d'abord supprimer cette partie qui est vide en revenant sur la feuille de calcul puis en passant en mode aperçu des sauts de page, donc en cliquant sur la petite icône qui se trouve en bas à droite et de cette manière nous allons pouvoir déplacer le saut de page afin que celui-ci ne prenne plus en compte les colonnes G et H. De cette manière, si nous revenons dans l'aperçu avant impression, nous pouvons constater que maintenant les textes sont affichés un petit peu plus gros. Si cela ne suffit pas, nous pouvons encore par exemple réduire la taille occupée par les marges en prenant par exemple des marges dites étroites. Nous pouvons également passer l'affichage en mode paysage afin d'agrandir encore un petit peu l'affichage des textes. Ensuite, une fois que le PDF est préparé, nous pouvons maintenant transformer notre document en un fichier PDF. Pour cela, nous allons disposer de deux options dont les effets seront strictement identiques. La première option va consister à enregistrer le fichier en tant que PDF. Pour cela, nous nous rendons dans le menu Fichier Enregistré Sous, puis au moment où nous allons pouvoir choisir le nom de notre fichier, nous allons sélectionner le type PDF. Nous choisissons un nom pour notre document et nous cliquons simplement sur le bouton Enregistré. L'autre possibilité va consister cette fois-ci à exporter le fichier sous la forme d'un PDF. Dans le menu Fichier, nous choisissons Exporter, Créer un document PDF XPS, puis Créer PDF XPS. Nous allons avoir à ce moment-là exactement la même fenêtre que tout à l'heure sauf que par défaut, le fichier sera enregistré en tant que PDF. Cette fois-ci, nous n'allons pas faire Enregistrer mais Publier. Dans les deux cas, cela aura pour effet de créer un nouveau fichier qui sera donc sous le format PDF, mais sans modifier le fichier d'origine. En effet, si nous regardons, nous sommes toujours sur notre fichier d'origine qui porte le nom de ExcelFormation.fr évaluer une formule Excel mais surtout l'extension reste de XLSX. Maintenant, si nous allons consulter notre fichier, nous constatons que nous avons un fichier PDF qui reprend uniquement les données disponibles sur la feuille que nous avions sélectionnée. Si nous souhaitons exporter plusieurs onglets en même temps, il suffit de sélectionner ces derniers en appuyant en même temps sur la touche CTRL et sur le nom des onglets que nous souhaitons exporter. La procédure pour exporter les onglets est toujours la même. Donc Fichier, Exporter, Créer le PDF et à ce moment-là, il suffit de le publier. À ce moment-là, nous allons retrouver notre première page comme nous l'avions tout à l'heure puis la deuxième page qui correspond au deuxième onglet. Ici, il n'y a aucune personnalisation, les données sont brutes. Revenons maintenant sur le menu de publication. Nous allons voir qu'il est possible de personnaliser le PDF. Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton Options afin de retrouver un certain nombre de personnalisations. Tout d'abord, nous pouvons choisir les pages à exporter. Par défaut, toutes les pages qui ont été sélectionnées vont être exportées mais nous pouvons choisir par exemple de sélectionner qu'une ou plusieurs pages comme nous le ferions pour une édition normale. Ensuite, nous pouvons choisir de sélectionner soit les onglets que nous avons sélectionnés comme nous venons de le voir à l'instant, soit l'ensemble du classeur, soit uniquement les cellules sélectionnées. De plus, lorsque l'onglet sélectionné possède un tableau, nous pouvons choisir de n'imprimer que ce dernier. Nous avons vu précédemment que seules les cellules de la zone d'impression vont être exportées mais lorsque nous souhaitons au contraire exporter l'ensemble des cellules de la feuille ou des feuilles du calcul sélectionné, il convient alors de cocher l'option Ignorer les zones d'impression. De cette manière, l'entièreté des onglets vont être exportées dans le PDF. Ensuite, nous pouvons choisir d'inclure les propriétés du document, tel que par exemple le nom de l'auteur dans le fichier PDF, et de conserver les structures de balise du document. Et enfin, il est possible de rendre le PDF compatible avec le format avancé PDF A. Maintenant que nous avons vu l'ensemble des possibilités de personnalisation du PDF qui s'offre à nous, nous allons voir qu'il est également possible d'envoyer directement une feuille de calcul en PDF par mail en utilisant le bouton de partage. Toujours dans le menu Fichier, nous allons choisir Partager. Ici, nous allons choisir Courrier puis Envoyer en tant que PDF. Cela a pour effet tout d'abord de générer le PDF, puis en même temps de créer un nouveau mail directement depuis Outlook afin de n'avoir plus qu'à saisir l'adresse du destinataire et de cliquer sur le bouton Envoyer pour partager le PDF. Et voilà ! Comme d'habitude, vous pouvez télécharger le support de secours en suivant le lien que vous trouverez dans la description de la vidéo. Si la vidéo vous a plu, n'oubliez pas de la liker et de la partager. Vous pouvez également me laisser vos impressions dans l'espace des commentaires. Evidemment, si ce n'est pas encore fait, abonnez-vous à la chaîne pour ne manquer aucune astuce. Merci d'avoir suivi cette vidéo jusqu'au bout et à bientôt !