Apprendre Excel pour débutants - Saisir des données dans Excel (Textes, nombres, formules)

Bonjour et bienvenue sur Excelformation.fr Dans ce cours, nous allons voir comment construire un tableau en nous focalisant essentiellement sur la saisie des données et des formules tout en laissant intentionnellement de côté tout ce qui concerne la mise en forme de notre tableau ce qui fera l'objet d'un prochain cours. Comme d'habitude, si cette vidéo vous plaît, je vous invite fortement à la liker et à vous abonner à la chaîne c'est ce qui va me permettre de développer la chaîne pour pouvoir continuer de vous proposer des contenus tels que celui-ci. Posez-moi également toutes vos questions dans l'espace des commentaires, je me ferai un plaisir d'y répondre. Dans nos cellules, il est possible de saisir trois types de données des textes, des chiffres et des formules. Pour saisir des données dans une cellule, il suffit de la sélectionner en cliquant dessus. La cellule sélectionnée est donc entourée par un cadre noir puis nous allons pouvoir saisir directement le texte ou le nombre dans la barre des formules ou directement dans la cellule. Lorsque la saisie est terminée, nous pouvons la valider en appuyant sur la touche entrée du clavier et donc automatiquement Excel sélectionne la cellule située juste en dessous. Pour en savoir plus sur la saisie des données, je vous invite à consulter le premier cours de cette série qui s'appelle les bases d'Excel et dont vous trouverez le lien directement dans la description de la vidéo. Pour modifier une valeur déjà saisie, il suffit de répéter l'opération donc cliquer sur la cellule. Dans la barre des formules, nous allons situer le curseur exactement à l'endroit où nous souhaitons modifier le texte puis valider à nouveau avec la touche entrée. Pour supprimer le contenu d'une cellule, nous allons à nouveau la sélectionner et appuyer sur la touche supr du clavier. Pour illustrer ce cours, nous allons saisir un tableau qui reprend les ventes mondiales d'une entreprise région par région puis pays par pays. Pour commencer, nous allons donner un titre à notre feuille en procédant de la manière suivante. Nous allons sélectionner la cellule A1, ce qui est déjà le cas ici, puis nous allons saisir le titre de notre feuille de calcul, à savoir le suivi des ventes mondiales. Nous validons avec la touche entrée afin de sélectionner la cellule juste en dessous puis nous validons une seconde fois pour arriver en cellule A3. Et c'est à partir de cette cellule que nous allons saisir ici dans cette zone notre tableau des ventes mondiales. Dans la cellule A3, nous allons saisir l'entête de notre première colonne. Il s'agit de la colonne zone, puis nous allons valider notre cellule, mais non pas comme nous l'avons fait tout à l'heure en appuyant sur la touche entrée du clavier, mais en appuyant cette fois-ci sur la touche tabulation. La différence entre ces deux méthodes de validation vient du fait que lorsque nous allons valider avec la touche tabulation Excel ne va pas sélectionner la cellule située juste en dessous, mais la cellule située juste à droite, donc à savoir la cellule B3. Nous allons maintenant pouvoir saisir l'entête de cette nouvelle colonne. Il s'agit de P.I. Nous allons à nouveau valider avec tabulation afin de sélectionner la cellule C3 et donc nous allons pouvoir saisir le titre de notre nouvelle colonne, à savoir les ventes en millions d'euros. Et voilà. Donc là, nous pouvons valider avec la touche entrée. A présent, nous allons pouvoir saisir le contenu de notre tableau. La première ligne correspond à la zone Europe au pays de France et donc 123 millions d'euros de chiffre d'affaires réalisés, et ainsi de suite. Pour réaliser une saisie en ligne, nous allons donc passer de colonne en colonne avec la touche tabulation. Puis lorsque nous arrivons en bout de ligne et que nous souhaitons passer à la ligne suivante, nous validons avec la touche entrée. Et voilà. Donc les données de notre tableau ont maintenant été saisies. Nous nous retrouvons bien avec des données sous forme de texte. Donc ici, la colonne zone, la colonne pays et des données sous forme de nombre, donc la colonne vente en millions d'euros. A présent, nous allons voir comment saisir des formules. Donc contrairement aux valeurs que nous venons de saisir, une formule commence toujours par le signe égal. Cela signifie que si nous souhaitons saisir un texte qui commencerait par ce signe et que nous validons, Excel nous renvoie une erreur car il ne comprend pas cette fonction. Il faut alors utiliser le symbole apostrophe en tout début pour dire à Excel qu'il ne s'agit pas d'une fonction mais d'un texte. Les formules les plus simples qu'Excel propose sont les opérateurs. Donc il s'agit de l'addition, de la soustraction, de la multiplication et de la division. Ainsi, si nous voulons connaître les ventes cumulées dans la zone euro, donc il s'agit des trois premières lignes, nous pouvons saisir simplement la formule suivante. Égal 123 qui correspond aux ventes de la France, plus 99 pour l'Allemagne, plus 23 pour l'Espagne. Nous validons avec la touche entrée et Excel nous informe que les ventes réalisées dans la zone euro sont de 245 millions d'euros. Évidemment, Excel n'est pas qu'une simple calculatrice. La puissance d'Excel réside en effet dans les calculs faisant référence à une ou plusieurs autres cellules. Pour obtenir le même résultat, nous pourrions ainsi saisir non pas les valeurs de nos cellules mais directement des références à ces cellules. Pour cela, nous allons procéder de la manière suivante. Pour commencer, nous saisissons le signe égal pour dire à Excel que nous allons saisir une formule. Puis, nous cliquons sur la première cellule. Nous pouvons saisir le signe plus, la seconde cellule, plus et la dernière cellule. Comme d'habitude, nous allons valider avec la touche entrée du clavier. Le résultat est toujours le même, 245. En revanche, si maintenant nous venons modifier les chiffres d'affaires réalisés pour chacun des pays, nous allons constater qu'Excel modifie le résultat au fur et à mesure. Ainsi, nous n'avons pas besoin de revenir dans la cellule pour modifier les résultats. A présent, imaginons que nous voulions connaître les coûts de production par pays compte tenu d'un coefficient de 60%. Nous allons rajouter une nouvelle colonne à notre tableau qui va s'intituler « coûts de production ». Pour connaître les coûts de production de la France, nous allons donc saisir la valeur contenue dans la cellule C4, multipliée par notre coefficient de 60%. Nous validons toujours avec la touche entrée. Et donc, les coûts de production de la France s'élèvent à 114 millions. Pour étendre cette même formule à l'ensemble des lignes du tableau, nous allons sélectionner à nouveau la cellule D4, placer le curseur en bas à droite sur la poignée jusqu'à ce que celui-ci prenne la forme d'un plus. Nous allons cliquer et tout en maintenant le bouton de la souris, nous allons baisser le curseur vers le bas. Lorsque nous allons lâcher, automatiquement la formule s'étend à l'ensemble des lignes de notre tableau. Maintenant, pour simplifier la saisie de notre formule, nous allons remplacer le taux utilisé, les 60% que nous avons saisis ici manuellement, par une référence à une autre cellule. Par exemple ici, nous allons saisir le coefficient, qui est toujours de 60%. Nous allons venir dans la cellule D4 et nous allons modifier la formule. Donc les ventes de la France multipliées par le taux de 60%. Le résultat est toujours le même, à savoir 114. Par contre, si maintenant nous étendons à nouveau cette formule, nous constatons que celle-ci ne fonctionne plus. La raison est très simple. Lorsque nous avons dit à Excel de décaler la référence du montant des ventes vers le bas, pour calculer les ventes de chaque pays, Excel a également décalé vers le bas le pourcentage du coût de production. Pour s'en rendre compte, il suffit de cliquer sur la cellule D5, de cliquer dans la barre des formules, pour constater qu'effectivement le 60% a été décalé vers le bas. Pour éviter ce problème, il faut avoir recours à ce que l'on appelle une référence absolue à une cellule. Pour cela, nous revenons sur notre formule initiale. Nous nous plaçons ici juste après le G5 et nous allons appuyer sur la touche F4 du clavier. On constate alors qu'Excel a ajouté automatiquement des signes $ avant la lettre de la colonne et avant le numéro de la ligne. Ces $ permettent de transformer une référence relative, c'est-à-dire une référence qui va s'ajuster automatiquement lors de l'extension ou de la copie d'une cellule, comme nous l'avons vu juste avant, en référence absolue, c'est-à-dire que la référence à la cellule G5 restera toujours relative à la cellule G5. Nous validons notre cellule. Nous allons à nouveau l'étendre sur les cellules juste en dessous. Maintenant, la formule est bonne sur chacune de nos lignes. Pour information, une référence peut également être mixte, c'est-à-dire mi-relative et mi-absolue. Pour cela, il suffirait de saisir uniquement le $ devant la lettre des colonnes ou devant le chiffre des lignes. Dans ce cas, seul un des deux paramètres aurait ses coordonnées en absolue et l'autre pourra s'étendre librement. Cette notion de référence relative et de référence absolue est très importante et je vous conseille fortement de bien la maîtriser avant de passer au cours suivant. Dans le prochain cours, nous allons voir comment formater les cellules pour les rendre plus agréables à consulter, ce qui va nous permettre par la suite de partager notre classeur avec d'autres utilisateurs. Cette vidéo touche maintenant à sa fin. J'espère qu'elle vous a plu et qu'elle vous a été utile. Si c'est le cas, n'hésitez pas à la liker et à vous abonner à la chaîne. Vous pouvez également télécharger le support sur ExcelFormation.fr. Vous trouverez le lien directement dans la description de la vidéo. Merci d'avoir suivi cette vidéo jusqu'au bout et à très bientôt sur ExcelFormation.fr !