合併列印 excel及gas比較

今天來講行政最常用到的合併列印。 合併列印就是把 Excel 的資料填入到 Word 檔裏面。 如畫面上看到的,一個人有姓名、身份證號、地址等資料。 我要做出三個人的表格,那我就可以用到合併列印。 首先要有一份 Excel,所有的人的資料都在裏面。 Word 檔的表格建好後,在上排工作列中按郵件, 選取收件者,選到我們剛剛建好的 Excel 資料檔, 選取頁簽名稱。 在我們要插入的資料的位置上,點選要插入合併欄位, 然後點選你要插入的資料。 資料欄位放好後,就可以點選預覽結果。 我們就可以看到本來插入的欄位變成其中一筆 Excel 的資料, 然後可以用前後箭頭查看我們的資料, 或是輸入第幾筆資料,查看那筆資料插入後的結果。 也可以做編輯收件者清單, 因爲有的時候很多資料不見得是要全部都印出來, 所以選取要印的資料就好。 最後按檢查錯誤,確定。 這時就已經生成另一份 Word 檔,是所有的資料已經插入好的文件。 一般的 Excel 合併列印很多人都會咯, 我今天主要的重點在後面。 Google Apps Script 也可以做合併列印, 而且運用上來說更爲靈活。 首先,我們要有一份試算表,裏面一橫表頁就是合併的欄位, 然後我們要用一份 Google 文件作爲合併列印範本, 裏面用兩個大瓜胡作爲插入文字的標籤, 用兩個大魚小魚作爲插入圖片的標籤, 然後開始跑程式,你就會看到一份份的文件就合併出來了。 Google Apps Script 的程式叫 AI 寫就好咯, 但你要把 Google 文件的網址、輸出的資料夾的網址 和試算表的資料如何定義要跟 AI 說, 它就會幫你把程式寫出來。 我也會把寫好的程式放在影片說明欄裏面。 用這個方法做出來的文件有幾個不同於 Excel 之處。 第一個,可以自定義增加功能,例如插入圖片的標籤。 第二,合併出來的文件是分開來的檔案,並且直接用資料命名。 如果合併出來的資料要做電子歸檔,這就非常方便, 因爲 Excel 合併出來的 Word 檔只有一份, 所有的人的資料都在同一份檔案裏面。 但用 GAS 合併出來的檔案不但可以分成每人一份檔案, 而且檔名還可以依照你自己想要的方式做命名。