Papierloses Büro? Meine ersten 5 Schritte!

das papierlose büro immer ganz ehrlich wer braucht den scheiß denn gerade bei uns kleiner mittelständischen unternehmen ist das doch gar kein großes thema ich habe jetzt eine studie der sehen dass 47 prozent einer kleinen und mittelständischen unternehmen dann aber hatte ich suche ich das am besten mal kurz raus wie habe ich hier abgelegt naja also im prinzip war das ergebnis der studie dass man sowieso jedes dokument sofort findet und deswegen braucht man nicht gleich eigentlich kannst du das video also komplett sparen falls es trotzdem schaust viel spaß dabei [Musik] hallo und herzlich willkommen beim unternehmer kanal mein name ist hendrik und zugegebenermaßen das intro war natürlich vollkommener blödsinn das papierlose büro halte ich zum einen für sehr sinnvoll und gerade bei kleinen und mittleren unternehmen auch für sehr gut erreichbar ein kleiner disclaimer vorab ich persönlich strebe nicht an 100 prozent papierloses büro zu erreichen irgendwas wird immer noch mal per papier zugesendet werden oder muss in papierform aufgehoben werden das ist vollkommen klar für mich ich denke aber dass man sich mehr in richtung 95 oder 99 prozent bewegen kann und dadurch sehr viele vorteile bekommen kann das war der erste schritt den ich mich auch gemacht habe ich überlegt warum soll ich das thema überhaupt angehen was sind die vorteile was habe ich davon wo will ich hin und ja es gibt ein paar ganz offensichtliche sachen da wurde schon hundertmal darüber gebloggt das will ich euch ersparen so etwas wie umweltauswirkungen kosten platz sparen und so weiter und so fort für mich persönlich war sogar wichtig dass sich die dokumente sobald sie einmal digital vorliegen viel viel besser delegieren kann und jemand anders sie abarbeiten kann mein team ist komplett verstreut remote das heißt wenn irgendwas ankommt landet das erst mal bei mir und ich persönlich muss mich entweder darum kümmern oder das weiterleiten in papierform weiterleiten macht nicht besonders viel spaß und deswegen bin ich meistens bei der ersten option gelandet was ich keinem empfehlen kann gerade wenn du so ein bisschen ähnlich muss weg dann fällt sie vielleicht auch nicht ganz so einfach dokumente wiederzufinden oder sauber einzuordnen oder ist kostet dich sehr viel zeit und überwindung ja wenn du eher der kritiker ist und sagt ich möchte einfach meine sachen erledigen ich habe keine lust mich lange mit ablage systemen und der perfekten beschriftung der ordner zu befassen dann wird für dich wahrscheinlich das schnellere wieder finden genauso mit vorteil sein der ausstieg wie bei mir also ich liebe ocr dass man in den dokumenten suchen kann und nicht nur in den ordner namen wühlen kann und das persönlich ist für mich ein riesen vorteil den ich nicht mehr missen möchte in einer rede kurzer sinn das war schritt 1 vorteile klar machen und das ziel überlegen und wo soll es hingehen schritt 2 war auch ziemlich einfach und zwar habe ich einfach überlegt was bekomme ich denn so ist wenn man überblick verschafft quasi auf dem berg runter geguckt was bekomme ich denn da so und ganz ganz häufig ist mir aufgefallen das ist vollkommen unnötiger schrott das war nämlich im messe einladung wurde vor drei vier fünf jahren oder auf einer messe war niemals wieder hingehen würde und wir schicken jedes jahr wieder fünf erinnerungen und bis dann und dann und kauf dir das ticket und sonst war es dann war es irgendwelche kataloge oder nützlichen verbraucherinformationen passend zur videoaufnahme hatte ich gerade eben das ding hier in meinem briefkasten von einem verlag den jeder von euch wahrscheinlich kennt um die sinnlosigkeit zu verdeutlichen wurde das ganze auch noch mal in plastik eingepackt also ganz ganz klasse gemacht dann sowas braucht natürlich kein mensch lange rede kurzer sinn was habe ich gemacht ich habe einfach alle erst mal gesammelt und mir überlegt welche davon kann ich loswerden und habe dann einfach alle adressen bzw verlage magazine usw notiert und habe alles an eine virtuelle assistentin gegeben und gesagt bitte such aus wohin du dich wenden musste um mit diesem datensatz mit meiner adresse quasi mich persönlich auszutragen das hat so ungefähr eine stunde gedauert und ich war bei etwa 25 katalogen magazinen unternehmen und so weiter ausgetragen das heißt ich habe etwa acht euro investiert und habe schon mal 50 prozent meiner briefpost und meine des posteingangs eliminiert ist nicht nur für die umwelt gut sondern für mich tatsächlich auch gut weil ich weiß wenn ich zum briefkasten gehe habe ich nicht wieder den großteil werbung sondern das was kommt ist tatsächlich was womit ich mich irgendwie zumindest befassen muss ob es nun ablegen ist oder bearbeiten ganz egal das war dann nämlich der dritte schritt mal zuschauen von dem sinnvollen sachen die ankommen was kann ich denn da auf digital umstellen also zum beispiel die rechnung vom mobilfunkbetreiber ganz egal worüber ihr wissen mit welchem anbieter ich glaube jeder in deutschland bietet mittlerweile eine rechnung im pdf format an trotzdem ist es mittlerweile standard oder immer noch standard dass man das ganze in papierform bekommt was für ein unsinn also einfach in den kundenbereich heilwirkung das kurz umstellen oder per hotline support chat oder sonst irgendwie auf digitale version umstellen das gleiche gilt auch für kontoauszüge usw ja das sind einfach ein paar dinge die man machen muss das ist ein bisschen um jahr ist eine unangenehme arbeit oder nervige arbeit kamen nochmal gut am wochenende machen finde ich wenn man keine anderen sachen zu tun hat und so wie heute hervorragendes wetter ist dann ist das eigentlich eine ganz sinnvolle tätigkeit dafür das schöne ist es ist eine investition macht das ein marken hat dann für immer ruhe es gibt natürlich ein paar sachen die trotz dem ankommen und sinnvoll sind die man aber nicht standardisiert machen kann so was wie behörden brief wird plant man ja nicht dass die regelmäßig kommen und bei den meisten braucht man erst gar nicht versuchen nach der digitalen version zu fragen und deswegen gibt es ein solcher digitalisierung services wenn du sagst ich kein bock das selber zu machen da habe ich neulich einen gründer interviewt der so ein unternehmen gegründet hat das muss ich auch selber verlinkt ich euch unten drunter die podcast folge und das unternehmen wenn du aber sagt ich mache das selber auch vollkommen okay ich habe auch die ersten drei vier jahre jetzt schon den scanner mir besorgt und habe das eine zeit lang selber gemacht auch kein problem kann man gerade am anfang auch machen gute mobile app zum beispiel auf dem handy installieren und auch kann man unterwegs oder direkt beim eingang scannen das geht also auch also bitte nicht denken es gibt ja nie wieder briefpost und das war's aber denkt bitte daran es gibt hier auch sinnvolle briefe und die müssen dann digitalisiert werden der fünfte schritt war für mich eigentlich ist kein richtiger schritt sondern ist eine routine die sich nach und nach etabliert hat das heißt jedes mal wenn ich jetzt wieder was bekomme ich prüfe mich ist das ein unternehmen wo ich komplett auf digital umstellen kann das heißt ich habe es hier zum beispiel von sechs die übrigens hervorragende werbung machen habe ich einen brief bekommen da kann ich überlegen kann ich da an einem kundenkonto habe ich die möglichkeit das irgendwie auf digital umzustellen oder vor kurzem bereichen der metro einkaufen wo man ja sonst nur diese großen dina4 rechnungen bekommt auch ganz cool aber es gibt mittlerweile dort auch ein online portal was ich gar nicht wusste das hat mir ersten frau an der kasse gesagt ja dann können sie auch mit ihrer kundenkarte online abrufen super das heißt für mich ich kann die papierrechnung eigentlich entsorgen weil ich auch die original pdf-version habe die darüber auch als zugestellt gilt wenn wir von entsorgen sprechen dann gibt's natürlich auch eine ganz wichtige kategorie die ich hier erwähnen muss die man nicht entsorgen sollte nämlich die sogenannten evergreen dokumente das sind für mich solche sachen wie handelsregisterauszug gründungsurkunden usw also ganz ganz wichtige sachen die man immer mal wieder braucht zur legitimierung also identifikation bei irgendwelchen anderen anbietern zum beispiel wenn du ein amazon konnte erstellen möchtest dann musst du solche sachen einfach vorlegen und musst du griffbereit haben das sind sachen die solltest du auf jeden fall digital.de meiner meinung nach sucht die also für dich persönlich raus was meine top 10 dokumente die ich immer mal wieder brauche auch im privatbereich lohnt sich das zum beispiel einkommenssteuerbescheid oder ähnliche sachen und das sollte man meiner meinung nach digital griffbereit haben die ganzen anderen altlasten denn ich sie mal alles was ich vorher in analoger form gesammelt habe das habe ich nicht eingescannt aber ich kann mir einfach bessere sachen vorstellen als entweder wochenlang mich damit zu befassen eitel papiere in den scanner zu schieben oder irgendwen dafür zu bezahlen genau das zu machen da gibt es unternehmen die sind auch super effizient aber meiner meinung nach brauchen gerade viele der alten dokumente nicht unbedingt häufig und wenn das der fall sein sollte kann man sich immer noch digitalisieren und zu einem evergreen dokument machen das ist meiner meinung es gibt andere die sagen ja es ist eine tolle übungen um die prozesse die ablagestrukturen usw zu üben ich persönlich kann mir viel besseres vorstellen als persönlich per hand alles selber einzuscannen und das würde ich dir auch nicht empfehlen das waren so meine fünf schritte ich bin wie gesagt noch nicht komplett am ziel aber ich habe sehr sehr viele dinge automatisieren können man kann von darauf sobald man einmal im digitalen bereich ist noch viel viel mehr natürlich automatisieren verkürzen und effizienter gestalten aber das sind meiner meinung nach so die absoluten basics die auch bei ganz ganz vielen unternehmen umsetzbar sind und das vor allem auch ohne riesige investitionen in software hardware oder sonst irgendwas es geht relativ einfach und schnell wenn du jetzt so ja aber das geht nicht bei mir weil schreibt mir gerne mal hier unten konnte deine kommentare nicht in deine kommentare in die kommentare was du sagst was geht bei dir was geht nicht hast du auch schon erfahrungen mit gemacht oder hast du an andere schrittfolge verfolgt dann geht mir gerne bescheid ich freue mich da auch auf austausch einfach auf eure meinungen und wenn ich im nächsten video mal vorstellen kann was vielleicht eine workflow ist was ich dafür ideen wie man das noch umstellen kann auf eine digitale variante das war es erst mal von meiner seite ich wünsche dir jetzt viel spaß beim umsätzen vor allem bei papier schreddern und abbestellen das war zu meiner seite vielen dank fürs zuschauen und bis bald