NEGOCIOS!!! PREPARTATE para FIN de AÑO y AHORRA DINERO en Impuestos (TAXES)!!! Episodio No. 210

Hola, qué tal a todos y bienvenidos a este segmento de Y tú también puedes. El día de hoy vamos a estar hablando acerca de cómo puedes prepararte para fin de año, sea que tú tengas una compañía o trabajes por tu cuenta. Cómo puedes prepararte para fin de año? Desafortunadamente, existen muchas personas que tienen un negocio propio o realizan algún tipo de servicio o venden algún tipo de producto y no tienen el servicio de un contador y si ese es tu caso, este episodio es para ti. Porque el día de hoy vamos a estar compartiendo información importante para que no tengas que pagar. Literalmente pagar las consecuencias. Entonces, número uno, si tú eres una persona que trabaja por su cuenta, tienes un negocio propio, tienes una compañía, tienes una corporación y le pagaste a alguien más de 600 dólares para realizar un servicio, es muy importante que tú le hagas, que tú hagas que esa persona te firme una W9 en caso de tratarse de un subcontratista o un trabajador independiente. Una forma W9 es una forma que tú puedes descargar gratis desde el IRS y básicamente en esa forma la persona te va a dar su información para propósitos fiscales, que es básicamente su nombre, su dirección. Para que tú al final del año le puedas mandar una forma 10 99. Ahora muchas personas no saben que es una forma 10 99 o cómo se hace eso, pero miren, es muy fácil. Básicamente las formas 10 99 nosotros las podemos comprar en tiendas como Office Depot o antes que se creo que se llamaba Office Max o Staples, incluso a veces Target o Walmart también tienen estos kits de formas 10 99. Y cuando uno compra el kit de las formas 10 99, ahí esas formas tienen las instrucciones. Existen algunos estados que nos requieren que nosotros enviemos copias de esas 10 99 al estado. Y en este caso también tenemos que mandar una forma a la IRS informativa, que es la forma 10 96. Básicamente podríamos decir que la forma 10 96 es el resumen de nuestras formas 10 99. Entonces esto es un requisito fiscal. Cuando nosotros contratamos a una persona para que para que proporcione algún servicio y le vamos a pagar más de 600 dólares a la persona, nosotros al final del año le tenemos que dar a esa persona, a ese trabajador independiente una forma 10 99 y esa forma 10 99 tiene el propósito de informar todas las existen en diferentes formas 10 99. En este caso estamos hablando de la 10 99 en este que significa non employee compensation y el propósito de las formas 10 99 es un reporte informativo. Ahora, si ustedes no llenan estas formas 10 99 y ustedes hacen esa deducción de impuestos, desafortunadamente muchas veces meses más tarde se van a enfrentar a una revisión o una auditoría donde la IRS les va a pedir a ustedes esos comprobantes, esas formas o esos reportes que ustedes debieron de haber llenado. Esto yo creo que es uno de los errores o una de las causas por las que muchas personas terminan sobrepagando sus impuestos porque no llenan los reportes correspondientes, andan repartiendo cash, andan repartiendo efectivo y no llenan estas formas 10 99 al tratarse de sus trabajadores independientes. En el caso de los empleados, pues ya es un escenario completamente diferente porque los empleados se les paga a través de un payroll, de una nómina o una liquidación de sueldo. Y generalmente la compañía que nos proporciona este servicio al final tiene que expedir formas W2 para nuestros empleados. Entonces, punto número uno, muy importante. Si tienes trabajadores independientes, no te olvides que ellos te llenan la forma W9 y al final del año mandarles su forma 10 99 y estas formas se tienen que mandar a la IRS antes del 31 de enero. Ahora sí, paso número dos. Es muy importante que si tú no tienes un servicio de contador, reconcilies tus cuentas bancarias y cuando hablamos de reconciliar nuestras cuentas bancarias, nos referimos a que hay que reconciliar todos estos gastos por categoría. Existen muchas personas que se valen o que utilizan el software de contabilidad que está disponible para el consumidor, como es QuickBooks cero o algunos otros programas donde la persona puede digamos que categorizar sus propios gastos. Sin embargo, un error horror es que no se reconcilian esas cuentas de manera apropiada. Básicamente estos programas tienen un módulo para reconciliar los gastos en base al estado de cuenta bancario que los bancos nos dan cada mes. Entonces se tienen que reconciliar todas las cuentas bancarias, se tienen que reconciliar todos los préstamos y tenemos préstamos. Si estamos pagando una troca o una camioneta, tenemos que reconciliar todas las tarjetas de crédito. Y mucho ojo, también hay que reconciliar todos esos gastos en efectivos que desafortunadamente muchas personas no lo hacen. Sin embargo, cuántos de ustedes no? En ocasiones, cuando tienen un negocio, muchas veces tienen que valerse de su capital o dinero que ustedes tenían debajo del colchón y luego incorporan ese dinero a la empresa para realizar gastos de la empresa o a veces con ese nos pagaron un trabajo en efectivo y ese efectivo ni siquiera entra al banco porque lo repartimos y hacemos gastos con él. Todos estos gastos también tienen que reconciliarse en nuestros reportes bancarios. Ahora, si nosotros no utilizamos ningún software para llevar nuestra contabilidad, entonces hay que ponernos con papel y lápiz o en una hoja de cálculo, un spreadsheet a empezar a hacer todos esos cálculos y aquí hago un paréntesis porque muchas personas cometen el error de que ellos se esperan hasta el final del año para hacer su contabilidad. Y esto es un error, horror, porque cuando ya nosotros estamos haciendo la contabilidad en enero del año anterior, pues ya desafortunadamente no hay nada que podamos hacer para evitar sobrepagar los impuestos. Ahorita que estamos en octubre es un excelente mes para que nosotros tengamos ya más o menos las cuentas y podamos hacer un más o menos una proyección de con cuánto dinero va a cerrar el negocio. Es decir, cuál fue la ganancia neta que tuvo ese negocio para que podamos planificar? Entonces hay que hacer una contabilidad, hay que contabilizar todos los gastos que hicimos, ya sea con las cuentas de negocio en efectivo. Este si tenemos un préstamo, si si tenemos tarjetas de crédito, todos esos gastos hay que reconciliarlos para saber cuáles fueron los ingresos de la empresa. Y ojo, cuando hablamos de los ingresos de la empresa, nos referimos al dinero que les pagaron sus clientes. Si ustedes pusieron dinero de su bolsa y lo inyectaron a su empresa, eso no es un ingreso, esto es simplemente un préstamo o una contribución de parte del dueño. Si ustedes sacaron un préstamo, si ustedes tienen una línea de crédito, estos no son lo que se considera el revenue de la empresa, sino que estos se tienen que categorizar de la manera apropiada en lo que tiene que ver con los negocios. Los negocios tienen que declarar todo el dinero que les pagaron sus clientes por el servicio o el producto que se está vendiendo, sí, y luego una vez que reconciliamos esos ingresos, entonces hay que reconciliar todos los gastos. ¿Cuáles son los gastos que se reconcilian? Bueno, pues todos los gastos que sean ordinarios y necesarios para la para las operaciones del negocio. Sí, este es el principio. Entonces, si yo tengo un negocio de concreto, ¿cuál sería un gasto ordinario y necesario? Bueno, pues el concreto. Si yo tengo que transportar equipo, mis trascabos, todo eso es un gasto necesario. Si yo, por ejemplo, necesito un teléfono para hablar con mis clientes, necesito una computadora porque desde ahí hago las órdenes de lo que voy a necesitar. Necesito una aplicación para poder hacer las mediciones del trabajo que voy a hacer a todos los gastos que sean comunes y corrientes, ordinarios y necesarios para las operaciones del negocio. Todos esos van a ser los gastos que van a poder ser deducibles de impuestos. Entonces, una vez que entonces, una vez que ya reconciliamos las cuentas, ahora, ahora nuestro siguiente paso es realizar un inventario y esto es muy importante, sobre todo en el caso de los negocios que manejan inventario, por ejemplo, tiendas de ropa o si tú tienes un dealer o si tú tienes una tienda, un minimarket. Hay que realizar un inventario para saber si hay cierta mercancía que ya se que ya son mermas o que ya es mercancía que ya vamos a quitar del registro contable. Cuál es la mercancía que que ya se echó a perder? Vaya, todo eso hay que contabilizarlo y saber cuánto es lo que nosotros tenemos en inventario en mercancía. Ahora otro punto muy importante es evaluar los activos y hacer un cálculo de la depreciación. Y aquí yo yo sé que para las personas que no tienen un contador se les puede ser un poquito un tema complejo, pero básicamente nuestros activos es cualquier pieza de equipo o maquinaria que nosotros utilizamos para el negocio. Por ejemplo, los vehículos a cierta máquina excavadora, este cualquier pieza de equipo, digamos que cueste más de mil 500 dólares. Generalmente está sujeta a un periodo de depreciación. Y en este caso, cuando nosotros hacemos nuestros taxes o nuestros impuestos en esas copias que nuestro preparador nos nos entrega, ahí nos entrega cuál fue la depreciación del activo y cuánto es la depreciación restante para el siguiente año. Entonces ya uno sabe con cuál va a ser. Vamos a decir ese gasto de depreciación que uno va a poder también incluir. Pero el punto es este. Si tienen un contador, revisen que su hoja de balance tenga los activos que ustedes tienen existentes. Es decir, que ahí estén todas las trocas, todas las camionetas, todas las trailers, todas las máquinas, todas todas esta pieza de equipo que ustedes usan, que esté ahí en su hoja de balance y que ustedes sepan más o menos cuál es el balance restante en lo que tiene que ver con la depreciación que ustedes van a poder deducir de impuestos. Si ustedes no tienen un contador y no tienen una hoja de balance, entonces realicen un inventario de sus activos. Cuáles son las camionetas que tienen existentemente? Tal vez algunos cambiaron de camioneta. La camioneta que ustedes dedujeron de impuestos el año anterior ya no la tienen actualmente. Entonces todo eso es muy importante, que tengan un registro limpio para que ustedes puedan hacer una planeación. Entonces, ya que nosotros tenemos nuestras formas doble o nueve, ya estamos listos para hacerles las formas diez noventa y nueve a los trabajadores al final del año, ya reconciliamos todos los gastos que hicimos, ya hicimos un registro de nuestro inventario. En caso de que nuestro negocio maneje inventario, ya tenemos nosotros un registro limpio de lo que son nuestros gastos activos y cuál es la depreciación restante para el siguiente año fiscal. Entonces ahora sí ya podemos proyectar más o menos cuál va a ser la ganancia neta del negocio y en este caso, cuando nosotros tenemos una ganancia significativa, entonces podemos hacer ciertos planes con esa ganancia. Si alguna de las cosas que nosotros podemos hacer para poder, digamos, maximizar nuestro ahorro de impuestos, es que podemos preparar ciertos gastos. Esto es algo que muchas personas no lo saben, pero por ejemplo, vamos a decir si yo ya sé que yo voy a empezar un proyecto en enero y yo necesito ciertos materiales, los puedo comprar antes de que se acabe el año fiscal para así de una manera, de alguna manera reducir la ganancia. Otra cosa que yo puedo hacer es prepagar mi renta. Verdad, si yo generalmente en enero voy a pagar la renta, tal vez la pago en diciembre para así yo puedo deducir ese gasto en el año fiscal. Ahora qué hay si yo estoy pensando en tal vez comprar una máquina o comprar algún otro vehículo porque lo necesito para mi reflete, entonces ya cuando yo proyecto ya sé más o menos cómo estoy terminando en números, ya puedo yo hacer esa proyección y saber si me conviene hacer la inversión y comprar un nuevo equipo o comprar una nueva camioneta o algún otro vehículo que yo necesite, no necesita ser, no es necesario que sea nuevo, pero el punto es de que yo puedo programar y planear para el año siguiente, pero que me beneficie en este año fiscal. Otra de las cosas que nosotros también podemos hacer para ahorrar dinero en impuestos es el establecer planes de retiro. Obviamente va a depender aquí y digamos que entra en cuestión el tipo de elección fiscal que tiene nuestro negocio. Sin embargo, cuando nosotros establecemos un plan de retiro como un 401k de este tipo, nosotros podemos deducir ese dinero de impuestos. También es posible. Entonces ya vimos verdad que una vez que nosotros hemos proyectado cuál va a ser la ganancia neta del negocio, nosotros podemos hacer planes para el año siguiente y podemos nosotros hacer ciertos movimientos antes de que se acabe el año fiscal para poder tener un mayor ahorro en impuestos. Ahora es muy posible, muy posible que tal vez la elección fiscal que tiene nuestro negocio no sea la mejor. Entonces, si ustedes tienen un negocio donde les está yendo muy bien, están teniendo mucho éxito, ya tienen un colchoncito significativo en el banco, busquen asesoría. Es muy importante que busquen asesoría, porque otra vez ahorita estamos en octubre. Ahorita todavía están muy a tiempo de hacer ciertos movimientos. A lo mejor tal vez no cuentan con la estructura apropiada de su negocio, pero todavía se pueden hacer nuevos movimientos en este año fiscal y podemos mover esa ganancia a la entidad apropiada, cambiar la elección fiscal del negocio para que sí ustedes puedan tener un mayor ahorro en impuestos. Y bueno, esa es la información que tenía preparada para ustedes el día de hoy. Espero que les haya sido útil. Recuerden suscribirse a nuestro canal de YouTube. Recuerden que tenemos episodios semanalmente y el propósito del contenido es compartir recursos e información con todas aquellas personas que quieren establecer, hacer crecer y tener éxito en su propia compañía dentro de los Estados Unidos. Así que si no lo han hecho, suscríbanse al canal y recuerden que siempre me encanta leer sus comentarios. Les mando un saludo donde quiera que estén y nos vemos por aquí la próxima semana.