Digitale Belegverwaltung: Praktische Tipps und Tools | Steuerberater Roland Elias

ja wenn du irgendwann von einem papierunternehmen zu einem digitalen Unternehmen wechselst dann hast du im Grunde schon mehr erreicht als die meisten deutschen Unternehmen wir möchten Dich heute mal mitnehmen und dir ganz klar zeigen worauf du achten musst bei der digitalen Belegverwaltung und vor allem auch Tools empfehlen die ich und auch die Unternehmer an dem ich beteiligt bin schon seit Jahren benutzen um unsere digitalen ganz einfach Abläufe sauber und optimal zu gestalten denn dadurch schöpfen wir natürlich neue Ressourcen die wir anderweitig und besser verwenden können und D herzlich willkommen zu einem neuen Video hier von Steuern mit Kopf auf Youtube mein Name ist Roland Elias ich bin online Steuerberater und wir sind komplett fokussiert auf alles was digitales und die Vermögensverwaltung betrifft und ganz klar ist ja am Ende mal oder am Anfang auch direkt erstmal welche rechtigen Vorschriften gibt's überhaupt muss ich denn zwangsläufig hier Belege aufbewahren oder kann ich nicht direkt ein schter schmeißen wenn ich die bekomme oder einfach die E-Mails löschen und goodbye nein so einfach ist es nicht es gibt hier durchaus mehrere Begriffe die man ganz einfach kennen sollte Vorschriften und Grundbegriffe die hier natürlich vorhanden sind der alsseits bekannte Begriff ist der sogenannte goobd die Grundsätze ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Büchern Aufzeichnung Unterlage in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff das ist im Grunde dieser allgemeine ja Begriff den jeder kennen sollte geht zurück im Grunde darauf dass man sagt ein ja Betriebsprüfer ein fremder Dritter muss sich innerhalb von kürzester Zeit im Unternehmen zurecht finden das ganze geht dann auch zurück sowohl auf das HGB als auch auf die Abgabenordnung also sprich an der Stelle die Grundlagen sind ja auch rechtlich und steuerrechtlicher Natur und es gibt aber auch zwei Themen die du so noch kennen solltest das eine ist natürlich auch das Thema dsgvo die hier manchmal ein bisschen das Thema spielen können weil z.B bei manchen Tools die man nutzt ist die dsgvo nicht ganz so sicher das heißt du musst doch hier mal schauen okay sind die Daten meiner Kunden dort auch sicher oder meiner Mitarbeiter oder sonstiges wenn ich irgendwelche digitalen Tools nutze als auch hier GDPdU das ist im Grunde ein Format was vor allem jetzt auch wir be unsem Software wieder datef auch nutzen was heißt das können wir dann den Prüfer bereitstellen den Betriebsprüfer und der kann dann die Daten prüfen und jetzt ist natürlich die Frage welche Tipps kann ich zum Anfang schon mal mitgeben also wenn du heute noch sag ich mal ein analoges Unternehmen hast dann bist du eine Situation dass sagst hey wie bekomme ich jetzt eigentlich meine Belege hier direkt in im Großen und Ganzen dann meine Cloud rein hier empfiehlt sich es vor allem dann wenn du jetzt noch sehr sehr viele analoge Belege bekommst ein dokumentencanner zu finden keinen normalen Scanner wie du sie so kennst oder sagst da ein Blatt reinlegen nächstes Blatt reinlegen sondern wir haben da wirklich auch so für unsere altmandate oder unsere Mandanten sag ich mal ein anderen kanzleine da läuft es durch da kannst du was wei ich 10 000 belege ich glau 50.000 höchstb am Stück durchjagen und dann läuft das hier ist natürlich auch dann wichtig dass diese Dokumentenscanner eine gewisse Automatisierung und vor allem auch Erkennung haben da gibt's auch Anbieter können wir euch gerne auch mal den Kontakt herstellen für die automatisierte Erfassung V mit OOC Erkennung die direkt in gewisse Cloud Lösungen rübergehen wo du sagst okay du hast natürlich hier überall den weltweiten Zugriff ist natürlich ein Thema gleichzetig auch wichtig wenn du digital arbeiten willst das ganze muss aber auch revisionssicher sein denn wie gesagt du darfst nicht einfach so hier irgendwie die Daten speichern und dann verändern und sonstiges geht nicht revisions bedeutet Nachvollziehbarkeit auch deren Veränderung das Ganze kann dann eingeordnet werden den Kategorien Tags und sonstiges und vor allem auch die regelmäßige Sicherung BZ die Aufbewahrungsfrist die ja jetzt von 10 Jahre auf 8 Jahre reduziert worden ist du willst noch mehr auf steumkopf.de findest du unsere brandneuen Onlinekurse Fachbücher und natürlich auch die Möglichkeit der ein eins zu ein Online Beratungstermin mit mir direkt zu buchen schau gleich mal vorbei also ich werde auch mal ein bisschen was erzählen welche Tools wir an der Stelle so nutzen und vor allem auch welche auch unsere Mandanten nutzen od welche bisschen was dazu zählen um Ende erzähle ich auch ganz klar wie wir das im Grunde bei uns in der kanzleri optimal einsetzen ganz klar an der Stelle muss man sagen dat für Unternehmen online wir sind datfkanzler und dementsprechend nutzen wir auch datf Unternehmen online für alle unsere Prozesse das heißt für die Hochladen der Daten für die Verarbeitung in der Buchhaltung Belegverwaltung sonstiges das ganze natürlich auch mit meine Steuern mit Blick auf die entsprechende Steuererklärung jetzt kommt gleich das zweit wichtigste Tool was ich jedem empfehlen kann lexofice ist auch ein unsere opationspartner muss man dazu sagen wenn ihr uns unterstützen wollt Link findet dazu unten wir haben hier an der Stelle natürlich sag ich mal das bei allen als automatisiertes rechnungstool und so in Einsatz gibt auch dann z.B noch sfdesk Dokument Management Systeme wie DocuWare Elo digital Office scanbard und Evernote all diese Tools sind natürlich immer mal wieder in Diskussion wobei ich hier ganz klar sagen muss nicht alle erfüllen das was man will oder das was man braucht das heißt man muss sich vorher genau anschauen was braucht man was will man wie gesagt wir nutz jetzt z.B uns dat von dem Online meine steern lexofice und anstatt von Evernote nutzen wir z.B Microsoft im Grunde OneNote um z.B hier die Daten oder sag ich mal Kommunikation Prozessbeschreibung und sonstiges zu haben und für alles andere nutzen wir natürlich die dative Cloud und ähnliche Services wichtig ist wenn du das an ang gehst da musst dir eine Workflow Automatisierung reinbringen bedeutet an der Stelle automatisierte Workflows schaffen die müssen nicht mal meh digital sein sondern können auch analog sein das okay ich stoße ein Prozess an und der läuft wichtig aber auch hier die Integration vom Buchhaltungssystem immer enorm wichtig also z.B uns ist so dass viele Daten gar nicht mehr händisch irgendwie verarbeitet werden in den Buchhaltung von dem Mandanten sondern diese automatisiert von den Schnittstellen rüber kommen Schulung von Mitarbeitern ist auch enorm wichtig denn das ist was was viele immer dann sag ich mal vergessen sagen ja das läuft schon irgendwie passt schon Problem ist aber am Ende müssen diese Daten verprobt werden im Rahmen des Jahresabschluss und spätestens da erkennt man hat's funktioniert oder oder eben nicht und was wichtig ist es auch am Ende immer die Sicherheit ich hab es vorhin schon so ein bisschen mit dsgvo angesprochen da müssen natürlich die Kunden und Mandanten dementsprechend wissen dass externe Tools genutzt werden wichtig ist am Ende solange auch Daten hier in Deutschland gelagert werden hast du meistens keine Probleme da würde ich aber auch den Datenschutz beauftragt natürlich noch mal übers Unternehmen drüber schauen lassen wie gesagt auslandsservices sindimmer ein bisschen kritisch Zugriffskontrollen Verschlüsselungen immer sowieso notwendig und Sicherheitsupdates ich meine es sind klassische Themen die sollte jeder auf der Agenda haben ganz wichtig am Ende das beste rechnungstool finde ich persönlich ist z.B Lex Office wir schreiben dort z.B bei Steu mit Kopf schreiben wir alle Rechnungen mit bei finanzgeflüstert schreiben wir alle Rechnungen damit bei der ratis bona bei der ZOC bei der RS überall haben wir Lex Office im Einsatz auch bei steuertools Beem Softwareunternehmen und bei anderen auch noch wo wir im Grunde unseren rechnungsworkflow darüber Gestalten am Ende des Mons einmal alle Rechnungen rüberziehen und schon läuft das und da würde mich natürlich am Ende interessiert was ist eigentlich dein best practice schreib uns unten in die Kommentare ach übrigens auf steumermekopf.de findest du jetzt auch unsere Onlinekurse den Link zu ein zu ein Beratung und vieles mehr schau gleich mal vorbei denn du weißt ja steuernpart wer Steuern plant